Préambule #

Il est possible de créer des factures projets que l’on peut assimiler à des factures pro-forma. Une facture projet n’est pas comptabilisée, elle n’a pas de numéro de facture et un filigrane « Projet » apparait lors de l’édition PDF. Une facture projet est modifiable sauf si elle a été générée depuis un devis ou un bon de livraison.

Pour créer une facture, rendez-vous dans Facturation > Devis et factures > Factures > bouton Nouveau. Une facture projet sera alors créée, celle-ci pourra ensuite être transformée facture.

Une facture doit comporter au minimum un produit, il est possible d’en créer un directement depuis une facture.

Les champs d’une facture #

Les champs sont les mêmes qu’un devis à exception de l’état qui peut prendre 2 valeurs (projet ou comptabilisée). Une facture à l’état comptabilisée ne peut plus être modifiée mais il est possible la dupliquer en avoir.

Les factures de situation ou d’avancement #

Il est possible de générer des factures partielles à partir d’un devis. Cela est souvent utiliser dans le BTP afin de facturer un client en fonction de l’avancement du chantier.

Pour activer cette option, rendez-vous dans Facturation > Paramétrage > Options avancées > Activer le champ Facturation partielle.

Au moment de transformer un devis ou un bon de livraison en facture (ou facture projet), il sera alors possible de déterminer de manière globale ou ligne par ligne un pourcentage d’avancement (cela fonctionne aussi avec des quantités).

Dès lors qu'une facturation partielle est établie, le devis n'est plus modifiable. Son statut devient partiellement facturé.

L’avancée de la facturation du devis est conservée au fur et à mesure. A chaque fois que vous revenez dessus, ne vous seront proposés que les montants / quantités restants à facturer. Vous pouvez faire autant de factures partielles que vous le souhaitez.

Si vous passez par une facture projet, vous pourrez la vérifier avant sa comptabilisation et éventuellement la supprimer. Ainsi, le devis reviendra à sa forme initiale.

Les factures d’acompte #

Étape 1 : Créer un produit « Acompte » :

1. Dans Facturation > Produit > cliquer sur le bouton Nouveau
2. Indiquer un code (ex : « AC »), puis une désignation (ex : « Acompte 30% »).
3. Renseigner le champ prix A, il est possible de mettre « 0 ». Celui-ci sera modifiable au moment de l’établissement de la facture.
4. Dans le champ Compte comptable, renseigner un compte qui commence par la racine « 4191.
5. Dans le champ TVA par défaut, sélectionner le taux ou code de TVA. 
   

Étape 2 : Créer une facture d’acompte :

1. Faire un devis de manière classique.
   Dans Facturation > Devis/Facture > onglet Devis.
   
2. Faire la facture d’acompte.
   Dans Facturation > Devis/Facture > onglet Facture, faire une facture avec le produit « acompte » avec la TVA.
   Indiquer dans la colonne PU, le montant HT de l’acompte.
   
3. Déduire l’acompte sur le devis initial.
   Modifier le devis initial et ajouter une nouvelle ligne avec le produit « acompte ».
   Mettre en quantité « -1 » et dans le colonne PU le montant HT de l’acompte.
   
4. Transformer le devis en facture.
   Pour faire la facture finale, modifier le devis initial et le transformer en facture.

Les factures périodiques #

Les factures périodiques permettent de générer automatiquement des factures en fonction d’un intervalle défini (quotidienne, hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, bimestrielle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle) sur une durée déterminée (nombre de répétitions, date limite ou jusqu’à désactivation).

Pour créer une facture périodique, rendez-vous dans Facturation > Facture périodique.

Il est possible de personnaliser l’objet d’une facture périodique en ajoutant automatiquement le mois et/ou l’année. Pour cela il suffit d’insérer les champs suivants :

Exemple : l’objet « Loyer du mois de [MOIS] [ANNEE] » donnera « Loyer du mois de Janvier 20XX » si la facture est générée en Janvier 20XX.

Envoi des factures client par mail

Lors de l’envoi de vos factures client par mail, l’adresse utilisée est celle de l’utilisateur et non celle de la société.

Vous pouvez la modifier en allant dans Administration => Utilisateur => Modifier ( ) puis modifier l’adresse courriel.