Exercices #

Pour les exercices ouverts, deux choix sont possibles : modifier  ou clôturer l’exercice .

Seuls deux exercices peuvent être ouverts simultanément conformément aux obligations légales : « Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l’intangibilité des enregistrements est mise en œuvre au plus tard avant l’expiration de la période suivante. »

Lorsque vous avez un seul exercice ouvert, cliquez sur Nouveau pour ouvrir le suivant.

Modifier #

Utilisez le crayon  pour l’exercice concerné. Vous pouvez y changer les dates d’exercices si besoin.

Les cases à cocher vous permettent de verrouiller tout ou partie d’un exercice comptable. Le verrouillage empêche toute modification des écritures.

Terminez par Enregistrer ou  Annuler.

Lorsque votre exercice est verrouillé, l’icône  est présente au niveau de l’état de l’exercice comptable. Elle est également présente sur le choix de l’exercice.

Clôturer  #

Veuillez effectuer une sauvegarde par sécurité avant votre clôture.

Cliquez sur le cadenas  de l’exercice que vous souhaitez clôturer.

Il est indispensable d’avoir vérifié les écritures comptables avant toute clôture car elles ne seront plus modifiables.

À la clôture d’un exercice, les A-Nouveaux sont générés automatiquement.

Journal

Lors de la clôture d’un exercice, l’écriture d’A-Nouveau est automatiquement générée dans un journal suivant les règles suivantes :

• Il existe un ou plusieurs journaux de type A-Nouveau :  le journal utilisé est le premier de la liste.
• Il n’existe pas de journal de type A-Nouveau mais un journal avec le code AN existe : le journal AN est utilisé et son type est automatiquement passé en A-Nouveau.
• Il n’existe pas de journal de type A-Nouveau et aucun journal n’a le code AN : le journal AN est automatiquement créé en type A-Nouveau et il est utilisé.

Détail des comptes

Par défaut le paramètre Détail des comptes est à Oui, cela signifie que les mouvements non lettrés des comptes indiqués comme lettrable dans Plan comptable > Comptes seront détaillés.

Il est possible de choisir précisément les racines des comptes à détailler en mettant le paramètre Sélectionner les racines à détailler à Oui (ce paramètre apparait que si le paramètre Détail des comptes est à Oui). Il sera alors possible d’ajouter ou de supprimer une racine de compte à détailler. Pour ajouter une racine, il suffit de taper la racine et d’appuyer sur la touche Entrée.

Détail des mouvements non pointés

Lorsque le module Rapprochement bancaire est utilisé, il est nécessaire de mettre le paramètre Détail des mouvements non pointés en banque à Oui. Cela va permettre de détailler dans l’écriture d’A-Nouveaux les mouvements non pointés de l’exercice précédent.
Si le module Rapprochement bancaire n’est pas utilisé, ce paramètre doit être à Non au risque de se retrouver avec l’intégralité des mouvements de l’exercice précédent détaillé dans l’écriture d’A-Nouveaux.

Extourne

Par défaut le paramètre Extourne est à Oui, cela permet d’extourner les écritures d’un journal de type Inventaire dans un journal de type Extourne. Pour un savoir plus, cliquez sur le lien suivant : Extournes

La clôture d’un exercice nécessite la présence des comptes 120 et 129 pour le résultat de l’exercice.

Terminez par Clôturer ou  Annuler.

Lorsque votre exercice est clôturé, un cadenas  est présent au niveau de l’état de l’exercice comptable. Il est également présent sur le choix de l’exercice.

Journaux #

Cette page présente la liste intégrale des journaux présents sur votre dossier.

La première colonne regroupe les icônes permettant une action sur un journal. La seconde indique le code du journal puis vous retrouvez son nom et son type.

La première colonne permet aussi d’inclure les journaux dépréciés via la case à cocher .

L’icône  permet la modification d’un journal. La poubelle  le déprécie (il n’est pas supprimé mais n’est plus utilisable en saisie) ou le supprime définitivement (si aucune écriture n’y est présente). L’icône réactive un journal déprécié.

Les flèches multidirectionnelles permettent de déplacer les écritures d’un journal vers un autre. Enfin, l’icône sert à extourner les écritures d’un journal de type inventaire vers un journal d’extourne.

Actions sur un journal

Création d’un journal

Pour créer un journal, cliquez sur  Nouveau. Trois informations sont obligatoires.

Vous devez d’abord renseigner un code, puis le Nom du journal. Ensuite, vous devrez sélectionner le type de journal dans la liste déroulante.

Selon le type choisi, un compte devra être associé. C’est notamment le cas pour les journaux de type trésorerie ou caisse.

Un compte bancaire = un compte comptable associé (512) = un journal de trésorerie

Une caisse = un compte comptable de caisse (53) = un journal de caisse en ligne

Un compte peut-être créé directement via l’icône .

Une devise différente peut être sélectionnée via la coche . Cliquez directement sur la devise souhaitée ou annulez. vous pouvez aussi voir le taux de change via l’œil .

Sur certains journaux, vous pouvez activer la numérotation automatique via le commutateur. Lorsque cette option est activée, vous pouvez choisir un préfixe qui sera utilisé pour la numérotation.

Terminez la création par  Ajouter ou  annulez

Modification des informations du journal

Tous les champs sont modifiables à l’exception du code qui lui reste figé.

Validez vos modifications via Enregistrer ou  annulez.

Suppression d’un journal :

La suppression peut avoir deux effets différents. Après avoir cliqué sur la poubelle , vous serez redirigé vers l’écran de suppression et un message d’information ou d’erreur apparaitra.

Le message d’erreur est sur fond rouge, il concerne les journaux utilisés dans le paramétrage du dossier. Il est impossible de les supprimer. Vous pourrez uniquement  annuler.

S’il s’agit d’un message d’avertissement, il sera sur fond jaune. vous verrez

• soit Le journal est utilisé, il va être déprécié.

Il ne sera pas supprimé. Mais il ne sera plus utilisable en saisie. Vous pourrez le réactiver via l’icône .

• soit Le journal va être définitivement supprimé

Dans ce cas, il sera réellement supprimé.

Pour confirmer la suppression cliquez sur Supprimer; sinon  annulez.

Déplacer les écritures d’un journal

Avant d’effectuer un déplacement d’écritures, nous vous recommandons d’effectuer une sauvegarde.

L’écran de déplacement fonctionne de façon similaire à celui qui est possible en consultation des journaux. Choisissez le journal cible pour l’arrivée des écritures.

Toutes les écritures du journal d’origine seront déplacées sauf si vous filtrez sur un compte.

Confirmez le transfert en cliquant sur Enregistrer sinon  annulez.

Extourner les écritures

Lorsque que vous utilisez cette action, vous serez redirigé vers une page permettant le déplacement d’écritures d’inventaire vers un journal d’extournes.

Cochez les écritures à déplacer. Au besoin, utilisez les filtres. Vous devrez sélectionner le journal cible de type extourne et indiquer la date à laquelle l’opération doit être générée.

Terminez par Enregistrer ou  Annuler.

Purge des journaux 

Pour purger un ou plusieurs journaux, cliquez sur Vider les journaux.

Avant de vider les journaux, nous vous recommandons d’effectuer une sauvegarde.

Contrairement à la suppression des journaux, la purge des journaux ne supprime pas le journal mais les écritures du journal qui, lui, reste défini et utilisable par la suite.

Pour choisir le ou les journaux à purger, cochez la case  en tête de ligne des journaux concernés.

Vous pouvez  filtrer sur des dates pour n’effacer que les écritures comprises entre ces bornes.

Les journaux dépréciés peuvent également être inclus pour le choix des journaux.

Encore une fois, la constitution d’un point de restauration vous est suggéré.

Après avoir cliqué sur  Vider les journaux sélectionnés, une confirmation vous sera demandée.

Code TVA #

Cette page vous permet de gérer les paramètres des taxes de type TVA. L’écran d’accueil liste les code TVA présents sur votre dossier.

La première colonne regroupe les icônes permettant une action sur un code. Elle permet aussi d’inclure les codes dépréciés via la case à cocher .

La seconde colonne indique le code puis vous retrouvez son libellé et son type. La cinquième colonne présente le taux.

Ensuite, une coche est présente dans la sixième colonne s’il s’agit d’une TVA sur encaissement. Enfin, la dernière reprend le compte comptable associé.

Le crayon  permet la modification d’un code. La poubelle  le déprécie (il n’est pas supprimé mais n’est plus utilisable en saisie) ou le supprime définitivement (si aucune écriture n’y est associée).

Création d’un code de TVA

Pour créer un code de TVA, cliquez sur Nouveau.

Les trois premières informations à saisir sont obligatoires ainsi que la dernière. Renseignez un code de TVA, son libellé et choisissez son type (vente, achat ou immobilisations).

Indiquez ensuite s’il s’agit d’un code de TVA est sur encaissement ou non. Choisissez éventuellement l’emplacement qu’il occupera sur la saisie de déclaration de TVA.

Vous pouvez, ensuite, indiquer le taux de TVA via la liste déroulante, Enfin, vous devez sélectionner le compte de TVA qui servira pour les écritures de TVA associées à ce code.

Finalisez la création par Ajouter ou annulez.

Modification, suppression d’un code de TVA

La modification d’un code est possible via le crayon . Tous les champs sont modifiables à l’exception du code qui reste unique.

La suppression d’un code de TVA se fait par la poubelle . Vous serez redirigé vers l’écran de suppression. Un message d’avertissement s’affiche si ce code est utilisé dans des écritures. Pour confirmer la suppression, cliquer sur Supprimer; sinon annulez.

Il n’est pas possible de réactiver un code déprécié. Soyez vigilant avant toute suppression.

Masques d’écritures #

Cette page permet de créer des masques d’écriture, utilisables dans l’onglet Écriture type de la Saisie classique et via les masques d’écriture de la saisie avancée. Leur fonctionnement est différent des écritures types qui sont elles liées à un tiers en particulier.

L’écran d’accueil présente l’ensemble des masques existants. Vous retrouvez les actions possibles sur chaque masque et son nom.

Le crayon  permet de modifier le masque. Faites vos modifications puis enregistrez ou  annulez

Et la poubelle sert à le supprimer. Validez la suppression avec Supprimer ou  annulez.

Pour créer un masque d’écriture, cliquez sur Nouveau.

Donnez un Nom à votre masque. C’est sous cette référence qu’il sera identifié dans la saisie.

Pour chaque mouvement de l’écriture, choisissez le compte comptable, puis indiquez un libellé.

Renseignez, ensuite, un code montant sous la forme S1 à S99 dans la colonne adéquate (Débit ou Crédit). Chaque code montant ne peut être utilisé qu’une fois par écriture.

Pour chaque ligne, il est possible de définir une ventilation analytique. Pour cela, utilisez le crayon  dans la colonne analytique. Une fenêtre s’ouvrira vous permettant de choisir une ou plusieurs valeurs et leur affecter une répartition par pourcentage.

Ajoutez un mouvement en cliquant avec sur la ligne d’en-tête.

Si un code TVA est associé au compte, il apparaîtra automatiquement dans l’écriture. Il peut être modifié.

Une ligne de mouvement peut être déplacée  ou supprimée .

Terminez la création avec  Ajouter ou  annulez.

Axe analytique #

Elle permet l’administration des axes analytiques.L’écran d’accueil liste les axes analytiques déjà créés en indiquant leur code et leur intitulé.Le crayon  permet le modification de l’intitulé de l’axe et la poubelle le supprime.

L’utilisation d’une ventilation analytique nécessite que sa saisie soit autorisée ou obligatoire dans le paramétrage du compte comptable.

La création d’un axe est possible via Nouveau. Vous devez simplement indiquer un code et un Intitulé pour l’axe. Puis cliquez sur Enregistrer.

Il vous faudra ensuite créer ses différentes valeurs.

L’utilisation des axes peut être très variée. Par exemple, vous pouvez avoir un axe magasin dont les valeurs seront différents points de vente. L’axe peut aussi être commercial avec pour valeur le nom de chacun de vos employés. Dans le cadre de l’élevage, pour l’achat d’aliments par exemple, un axe peut permettre de répartir les achats entre différents types d’animaux. Cela dépend de vos besoins.

L’import d’une liste d’axes et de ses valeurs est également possible. Cliquez sur   Import.Le format du fichier à préparer est indiqué. Vous devez respecter la ligne d’en-tête et l’ordre des colonnes.Les deux premières sont obligatoires, il s’agit du code et de l’intitulé de l’axe. Les valeurs et leur description sont optionnelles.

Lorsque votre fichier est prêt, indiquez une adresse email pour être alerté du résultat de l’import.Utilisez Parcourir pour intégrer le fichier puis utilisez  Valider.

Vous recevrez un mail, sous un délai maximal de 45m, vous indiquant la réussite ou l’échec de l’import.

Valeur d’axe analytique #

Elle vous permet de gérer les valeurs associées à chaque axe analytique. L’écran d’accueil liste les valeurs déjà définies pour l’axe sélectionné.

Pour chaque valeur, vous retrouvez sa valeur et sa description. Vous pouvez également savoir si elle a été dépréciée. La première colonne comporte deux icônes d’action.

Le crayon  permet la modification de la description de la valeur analytique. Le champ valeur n’est pas modifiable. La poubelle supprime une valeur (si elle n’a jamais été associée à une écriture) ou la déprécie (si elle est associée à au moins un mouvement).

La valeur dépréciée sera affichée si vous cochez inclure les valeurs dépréciées. Vous pourrez la réactiver via .

Création de valeurs analytiques

Pour créer une valeur d’axe, sélectionnez d’abord l’axe analytique concerné puis cliquez sur  Nouveau.

L’axe correspondant doit être celui indiqué dans le cadre sélection.

Il vous suffit d’indiquer la nouvelle valeur d’axe souhaitée ainsi que sa description. Puis cliquez sur Ajouter ou  annulez.

Suppression de valeurs analytiques

Pour supprimer des valeurs analytiques en masse, cliquez sur Purger les valeurs analytiques.

Les filtres permettent de n’afficher que les valeurs inutilisées depuis une date à sélectionner. Par défaut, les valeurs inutilisées pour tous les axes sont affichées. Vous pouvez toutefois filtrer les valeurs associées à un axe en particulier.

Cochez, ensuite, les cases en tête de ligne des valeurs analytiques à supprimer. Terminez par Supprimer les valeurs analytiques sélectionnées sinon utilisez Retourner à la liste des valeurs analytiques.

Unités #

Elle permet de gérer des unités spécifiques utilisées dans Compta.com. L’écran d’accueil liste les unités déjà créées.

La présentation reste similaire aux pages de paramétrage. Vous retrouvez les icônes d’action dans la première colonne. Puis l’intitulé et le code sont présents dans les colonnes suivantes. Enfin, une croix vous indique qu’il s’agit d’une unité dépréciée dans la dernière colonne si vous avez coché inclure les unités dépréciées.

Le crayon  permet la modification de l’intitulé de l’unité. Son code n’est pas modifiable après sa création.

La poubelle supprime une unité. Sur l’écran de suppression, un message d’information apparaîtra. Pour confirmer la suppression, cliquer sur  Supprimer; sinon cliquer sur  Annuler.

Si l’unité a été associée à un ou plusieurs comptes, le message d’erreur indiquera pour quel(s) compte(s) l’unité est utilisée. Dans le paramétrage des comptes, les références à cette unité seront supprimées.

Pour une unité non utilisée, la suppression aura un caractère définitif.

En revanche, si elle a été utilisée dans des mouvements, elle sera dépréciée.

La flèche réactive une unité dépréciée. Cela ne réactive pas la saisie de l’unité dans le paramétrage des comptes.

Pour créer une unité, cliquer sur  Nouveau. Il vous faudra renseigner un code et un intitulé pour l’unité. Validez la création par  Ajouter ou  annulez.

Si vous avez de nombreuses unités, vous pouvez les Ordonner.

Les flèches  et  permettent de descendre ou monter l’unité correspondante dans la liste. Cela vous permettra, par exemple, de regrouper les unités de même genre.