Gestion des Répertoires #
L’onglet Répertoires vous permet d’organiser vos documents en dossiers et sous-dossiers, facilitant ainsi la structuration et la recherche de vos fichiers.
Liste des répertoires #
Sur la partie gauche de l’écran, vous retrouvez l’arborescence complète de vos répertoires. Cette organisation hiérarchique vous aide à regrouper vos documents par thématique ou catégorie (exemples : Comptabilité, Fiscal, Social, etc.).
Un indicateur affiche le nombre de documents contenus dans chaque dossier, pour un aperçu rapide.
Par défaut, les répertoires ayant des documents présents dans leur dossier seront visibles mais si besoin un bouton vous permet d’afficher les répertoires vides.
| Particularités importantes |
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| Répertoire “Pièces comptables” Ce répertoire est verrouillé : il ne peut ni être renommé, ni déplacé, ni supprimé. Tous ses documents proviennent directement des modules internes (factures à traiter, notes de frais, relevés bancaires, ventes/achats…). Comme ces pièces sont déjà comptabilisées, elles ne sont plus modifiables afin de garantir la conformité comptable. Répertoire “Révision Cabinet” Ce répertoire n’est visible uniquement pour les utilisateurs appartenant à un dossier cabinet |
Liste des documents #
La partie droite de l’écran affiche les documents contenus dans le répertoire sélectionné.
Pour chaque document, vous pouvez visualiser :
- Le nom du document
- Son type
- Sa date de création
Certaines actions sont disponibles selon vos droits et selon le type de répertoire :
- Avec l’icône crayon, vous pouvez modifier les caractéristiques d’un document
- L’icône poubelle permet de supprimer un document
- L’icône œil vous permet de visualiser le document
Fonctions disponibles #
- Le bouton Nouveau répertoire vous permet de créer facilement un nouveau dossier pour mieux structurer vos documents.
- Le bouton Nouveau document vous permet de rajouter des documents dans un répertoire
- Le bouton Import DIA permet d’importer rapidement des documents issus de l’outil DIA en automatisant la gestion et le classement de vos documents.
Cependant, pour que l’import se déroule correctement, certaines conditions doivent être respectées :- Code Gescab : Votre dossier Bleez doit obligatoirement posséder un code Gescab. Ce code est essentiel pour assurer la bonne correspondance et l’intégration des documents importés.
- Fichier DIA déjà enregistré : Le fichier DIA à importer doit être préalablement téléchargé sur votre ordinateur. L’import se fait uniquement à partir d’un fichier local.
- Répertoires préalables : Avant de lancer l’import, il est nécessaire de créer dans Bleez les répertoires présents sur DIA pour que le classement soit effectué avec la même arborescence dans Bleez. Cela permet au logiciel de classer automatiquement chaque fichier dans le dossier approprié
Respecter ces conditions vous permettra d’utiliser efficacement la fonction Import DIA, en automatisant la gestion et le classement de vos documents.
Actions supplémentaires #
Le bouton situé en haut à droite permet d’accéder à six actions avancées :
- Modifier répertoire
Renommer ou modifier le répertoire parent du répertoire sélectionné (sauf répertoire verrouillé). - Supprimer répertoire
Supprimer un répertoire vide.
(Les répertoires contenant des documents ne peuvent pas être supprimés.) - Déplacer le(s) document(s)
Permet de déplacer un ou plusieurs documents vers un autre répertoire. - Imprimer
Permet d’éditer le document pour lancer l’impression de celui-ci (selon le type). - Télécharger
Permet de télécharger un ou plusieurs documents. - Historique des exports
Permet de consulter les exports déjà générés ou en attente.
Téléchargements & Historique des exports #
Télécharger plusieurs documents peut nécessiter la génération d’un fichier compressé (.zip).
Bleez fournit deux espaces de suivi :
1. Exports en attente
Permet de voir les exports en cours de génération (utile pour les dossiers volumineux).
2. Historique des exports
Vous y retrouverez :
- La date d’export
- Le nom du fichier généré
- Un icone oculus permettant de télécharger le fichier ZIP
Durée de disponibilité : Chaque export reste téléchargeable pendant 3 jours.
| Bonnes pratiques |
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| Pour éviter les échecs d’export : – Procéder à l’export en plusieurs fois – Exportez répertoire par répertoire – Si le répertoire est trop volumineux : exportez par sous-répertoire Ces méthodes évitent la déconnexion automatique |