La caisse journalière #
Vous pouvez saisir au jour le jour les mouvements d’entrée et de sortie de caisse.
Vous devez choisir le journal de caisse sur lequel vous souhaitez imputer les écritures.
Afin de bien paramétrer votre caisse nous vous invitons à aller dans le module Comptabilité> Paramétrage > Journaux > création d’un journal de caisse.
Vous ne pouvez vous déplacer que sur des dates incluses dans l’exercice ouvert.
Les flèches et vous permettent de naviguer d’une journée à l’autre. Et celles et entraînent un déplacement de semaine en semaine.
Vous ne pouvez pas saisir dans le futur. Les champs sont grisés et un message d’erreur vous indique que vous avez dépassé la date du jour.
L’icône vous replace à la date du jour. Enfin, l’action vous ramène à la dernière date saisie.
La date d’enregistrement est la date du jour où la saisie est faite.
Les entrées et les sorties sont séparées. Pour les entrées, indiquez soit les montants HT soit les TTC. Les autres montants seront ajustés en fonction. Pour les sorties, saisissez les montants TTC.
Terminez la saisie par Enregistrer.
Vous pourrez Imprimer un ticket pour la journée et ajouter un note pour les entrées et / ou les sorties.
Les soldes précédent et de fin de journée sont incrémentés automatiquement.
Toutes les écritures de caisse enregistrées apparaissent lorsque vous consultez la journée en question. Si les valeurs ne s’affichent pas, soit elles n’ont pas été saisies soit un problème empêche leur traitement (doublon en comptabilité par exemple).
La caisse mensuelle #
Le choix du journal de caisse est similaire, choisissez-le dans la liste proposée pour le choix de la caisse, puis le mois via la liste déroulante ou naviguez avec les icônes et .
Indiquez les sommes journalières en TTC dans les cases correspondantes.
La première colonne reprend les jours du mois en cours. La seconde présente le solde précédent et la dernière, le solde du jour.
Les colonnes divers reprennent des valeurs saisies sur le journal de caisse par un autre biais que la saisie de la caisse.
Vous retrouvez aussi les colonnes Total entrées et sorties. Les autres colonnes correspondent aux comptes d’entrée et de sortie de caisse paramétrés.
Utilisez les touches entrée ou tabulation pour naviguer d’une cellule à l’autre. Tous les montants sont ajustés directement.
Toutes les cellules non mouvementées doivent être à zéro. S’il manque un zéro ou s’il y a un point dans une cellule, vous ne pourrez pas enregistrer.
Terminez par Enregistrer ou annulez .
Vous pouvez si besoin Télécharger un fichier contenant les données du tableau affiché au format CSV.
Paramétrage #
Pour utiliser la caisse en ligne, vous devez avoir préalablement paramétré un compte, un journal de caisse et les comptes de produits et financiers visibles en caisse.
Compte de caisse #
Vous pouvez gérer une ou plusieurs caisse via votre dossier Bleez. Le fonctionnement est similaire à celui des comptes bancaires.
une caisse = un compte de caisse (racine 53) = un journal de caisse
Vous devez donc créer un compte de racine 53. Pour cela, rendez-vous à la page Comptabilité > Plan comptable > Comptes. Puis créez le compte via Nouveau, à la suite de cela il faut créez le journal qui lui sera associé.
Vous pouvez aussi directement créer le compte de caisse depuis l’écran de création du journal.
Journal de caisse #
Rendez-vous sur la page Comptabilité > Paramétrage > Journaux. Créez un journal de type caisse en ligne via Nouveau.
Choisissez un code et un nom pour le journal. Le type est donc caisse en ligne. Le compte associé sera le compte comptable de caisse préalablement créé.
Ensuite, vous devrez paramétrer les comptes qui seront visibles sur la caisse.
Comptes #
Comptes de produits
Retournez à la page Comptabilité > Plan comptable > Comptes sur l’onglet 7- Produits. Choisissez les comptes de produits (classe 7) qui devront être visibles en caisse.
Les comptes dépendent de vos besoins selon votre secteur d’activité. Pour chaque compte concerné, utilisez le crayon pour accéder à son paramétrage.
Descendez jusqu’au cadre Paramétrage de la caisse et cochez Visible sur la caisse. Apparaît alors le choix entre une présence en entrée ou en sortie de caisse. Pour les comptes de produits, cochez En entrée . Renseignez, enfin, le Libellé en entrée.Il s’agit de la façon dont le compte sera nommé sur le tableau de saisie de la caisse.
Un code de TVA doit être renseigné pour chaque compte. Cela permettra le calcul automatique des montants.
Comptes financiers
De la même manière, paramétrez les comptes financiers (de classe 58) qui devront être visibles en caisse.
Rendez-vous sur l’onglet 5- Financiers et utilisez le crayon pour chaque compte concerné. Allez jusqu’au cadre Paramétrage de la caisse et cochez Visible sur la caisse.
Pour les comptes financiers, cochez En sortie . Renseignez, enfin, le Libellé en sortie. Cochez éventuellement également Visible sur le module Écart de caisse.Terminez par Enregistrer.
Le comptes paramétrés ainsi apparaissent pour tous les journaux de type caisse en ligne. Rendez-vous ensuite sur la saisie de la caisse.
La page Comptabilité > Plan comptable >Comptes comprend un onglet Caisse.
Vous pouvez y consulter tous les comptes visibles sur la caisse.
Erreur : Il y a une ou plusieurs écritures pour ce jour en entrée et/ou sortie de caisse #
Problème
Le module de caisse ne peut afficher qu’une seule écriture par jour, s’il y a plusieurs écritures en entrée ou en sortie le message d’erreur suivant est affiché « Il y a une ou plusieurs écritures pour ce jour en entrée et/ou sortie de caisse ».
Solution
Il est nécessaire de supprimer la ou les écritures supplémentaires sur la journée en question.
Etape 1 : Modifier le type du journal pour pouvoir supprimer la ou les écritures
- Aller dans Comptabilité > Paramétrage > Journaux.
- Modifier le type du journal de caisse en type « Opérations diverses ».
Etape 2 : Supprimer la ou les écritures
- Aller dans Comptabilité > Journaux > Ouvrir le journal de caisse > Consulter la journée en question.
- Supprimer les écritures supplémentaires, il doit y avoir qu’une seule écriture en entrée et qu’une seule écriture en sortie.
Etape 3 : Rétablir le paramètre du journal
- Aller dans Comptabilité > Paramétrage > Journaux.
- Modifier le type du journal de caisse en type « Caisse en ligne ».