Il existe 4 possibilités pour intégrer des pièces comptables :
- Application mobile Capture
- L’envoi par email
- Le dépôt d’un fichier
- Numérisation à distance
Application capture #
Cette application vous permet de prendre en photo vos factures et vos autres pièces comptables pour les faire parvenir facilement sur Bleez.
Lien de téléchargement
Vous pouvez télécharger l’application dès maintenant en recherchant « Bleez Capture » dans les stores ou en cliquant depuis votre smartphone sur les liens suivants :
Pour pouvoir utiliser cette application l’utilisateur doit avoir les droits suivants dans Paramétrage > Utilisateurs > Utilisateurs :
- Dans l’onglet Fonctions, menu Compta, l’utilisateur doit avoir la fonction Liste des numérisations
- Dans l’onglet Processus, l’utilisateur doit avoir le rôle Numérise les pièces
iPhone : l’application se ferme lors de l’utilisation de l’appareil photo
Si l’application se ferme lorsque vous cliquez sur l’appareil photo, il faut aller dans Réglages > Captures et vérifier que l’application a bien accès à l’appareil photo
L’envoi par email #
Les fichiers images de moins de 50 Ko sont ignorés afin de ne pas importer les images présentes dans les signatures des emails.
Guide détaillé
- Cliquez sur Actions supplémentaires
- Définir l’email pour l’envoi des factures
- Choisissez un email unique (respectant les normes d’email)
- Cliquez sur Ajouter
- L’adresse peut également être définie depuis le module Administration.
Cette adresse doit être le destinataire principal du mail, elle ne doit pas être utilisée en copie.
L’expéditeur recevra un email de confirmation lui indiquant les pièces intégrées et les éventuels rejets.
Envoi de facture depuis une dossier A (dans bleez.com) à un dossier B (dans bleez.com)
Si vous souhaitez envoyer automatiquement une facture périodique d’un dossier A vers Scan+ saisie d’un dossier B, alors suivez cette astuce : Sur le dossier A indiquez dans l’adresse Email du client l’adresse « scan.bleez.com » du dossier B.
Puis, activez sur la facture périodique l’envoi automatique par courriel. Ainsi a chaque facture périodique, celle-ci sera automatiquement déposée dans le module Scan + saisie du dossier B.
Le dépôt d’un fichier #
Suivez cette procédure pour déposer une facture à comptabiliser au format PDF ou image (TIFF, JPG, PNG, BMP).
Un fichier par facture
Un fichier ne doit comporter qu’une seule facture.
- Si vous devez déposer 2 factures, il faut bien 2 fichiers car il s’agit de 2 pièces comptables différentes
- Si une facture fait 2 pages, il faut faire un seul fichier car il s’agit de la même pièce comptable
Guide détaillé
- Pour intégrer une pièce numérisée (facture fournisseur au format pdf reçue par e-mail, par exemple), cliquez sur Nouveau ou Transférer une pièce (depuis l’accueil du module Compta).
- Choisissez la nature parmi les valeurs proposées (achat, vente, note de frais, emprunt, …).
- Indiquez éventuellement le numéro de pièce, il pourra être renseigné depuis l’écran de comptabilisation ou calculé automatiquement.
- Utilisez le commutateur pour indiquer si l’intégration du document doit se faire l’utilisation de l’OCR ou non. Cela n’est possible que pour les pièces de type achats. Si vous souhaitez activer la reconnaissance optique de caractères sur le document, il sera interprété par le logiciel de lecture. Toutes les informations reconnues (SIREN, date, montants …) seront directement pré-renseignées dans la pièce à saisir. L’option doit avoir été activée dans le module Administration du dossier.
- Seuls les fichiers au format PDF ou TIFF sont compatibles avec l’OCR.
- Si vous disposez d’une pièce au format PDF ou image (TIFF, JPG, PNG, BMP…), intégrez-la par glisser-déposer ou cliquez sur l’image pour sélectionner les fichiers. Si vous avez différents formats de fichiers, nous vous invitons à les intégrer séparément. Intégrer le même format de fichier par exécution.
- Le nom des documents ne doit comporter aucun caractère spécifique. Les caractères tels que €, & ou # empêchent l’intégration du document.
- Si vous utilisez de la comptabilité analytique, vous avez la possibilité de sélectionner la valeur analytique concernée par la facture. Dans le cadre d’une activité LMNP, sélectionnez le bien concerné par la facture.
- Pour valider votre saisie, cliquez sur le bouton Ajouter. Pour revenir à l’écran d’accueil, sans prendre en compte les informations saisie, cliquez sur le bouton Annuler.
- La ou les pièces apparaissent alors dans la liste des pièces numérisées (cette fonction peut prendre quelques secondes, en particulier si l’OCR est activée). Vous pouvez rafraichir l’écran par le bouton Actualiser.
Numérisation à distance #
La numérisation est une application de numérisation et transfert de pièces comptables. Elle fonctionne sous Windows, Mac OSX et Linux.
Caractéristiques principales
- Numérisation depuis le « bureau » de l’ordinateur
- Numérisation continue, sans limite du nombre de factures par lot
- Import des factures depuis un dossier ou un e-mail par un « glisser-déposer »
- Gestion d’une file d’attente, possibilité de numériser plusieurs lots
- Notification de transfert terminé
- Reprise automatique du transfert à l’ouverture de l’application, en cas d’interruption
Installation de l’application
Pré-requis
L’installation du module de numérisation à distance nécessite la présence de Java version 7 ou supérieure sur votre ordinateur. En cas de nécessité, vous pouvez le télécharger ici : https://java.com/fr/download/.
L’installation sur Mac OS X nécessite quelques précautions particulières. Une aide spécifique est accessible sur les pages Installer la Numérisation à distance sous Mac OS X et Installer Java sous Mac OS X.
Installation de Java
Sur le site de Java, cliquez sur Téléchargement gratuit de Java au centre l’écran. Utilisez ensuite impérativement, Voir tous les téléchargement de Java.
Pour Windows, vous devez installer la version Windows hors ligne. N’utilisez surtout pas la 64 bits, l’application ne pourrait pas fonctionner convenablement.
Enregistrez l’application et continuez le processus d’installation. Vous pourrez, ensuite, télécharger la numérisation à distance.
Installation de la numérisation à distance
Depuis le menu cliquez sur l’icône de la Numérisation à distance.
Le téléchargement du module NumADistance.jnlp vous est proposé. Choisissez l’option Enregistrer.
Un raccourci est créé sur votre bureau.
Lancement de l’application
Double-cliquez sur le raccourci. La fenêtre de connexion s’ouvre.
Renseignez vos codes Identifiant et Mot de passe, tels que vous les utilisez pour l’application en ligne.
Acquisition de document
Deux modes d’acquisition de documents sont possibles :
- Scan de document
- Transfert de fichier
Scan de document
Les scanners accessibles depuis votre poste de travail sont automatiquement détectés. Choisissez parmi les Sources (liste déroulante).
Cliquez sur le bouton Scan…
Le scan n’est pas possible sous Mac.
Transfert de fichier
Ce mode de transfert s’applique si vous disposez déjà d’un document numérisé (format image ou pdf), reçu par courriel par exemple.
Vous pouvez transférer un document numérisé de deux manières :
- Bouton Ouvrir… : choisir le document à transférer dans l’arborescence des répertoires.
- Glisser-déplacer : depuis le répertoire du document vers la zone « Images » de l’application de Numérisation à distance.
Préparation du transfert
Pour chaque mode, vous pouvez enchainer l’acquisition de plusieurs documents. L’image des documents scannés ou ouverts apparait dans la fenêtre :
Une pièce pouvant être constituée de plusieurs pages scannées, vous devez indiquer la limite entre chaque pièce par un séparateur. Les indications Nb Documents et Nb Pièces sont calculées en conséquence.
Transfert des pièces numérisées #
Renseignez un Préfixe éventuel à affecter aux numéros de pièces et un N° de Début de numérotation des pièces saisies (sauf si vous avez paramétré une numérotation automatique). Les numéros de pièces attribués s’affichent en haut des images des pièces à saisir :
Cliquez sur le bouton Transférer…
Si vous avez accès à plusieurs dossiers, il vous est demandé de choisir vers quel dossier les pièces numérisées seront transférées.
Si la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) est activée sur le dossier, il vous est demandé si celle-ci doit être utilisée :
Lorsque le transfert est terminé, une notification apparait en bas à droite de l’écran.
Les documents transférés apparaissent dans l’écran Scan + saisie de l’application en ligne.
Installer Java sous Mac OS X #
- Problème
Java n’est pas installé sur votre Mac.
- Solution
Suivez la procédure ci-dessous pour installer Java sur votre Mac.
- Rendez-vous sur le site de java.
- Cliquez ensuite sur Téléchargement gratuit de java.
- Sur la page suivante, cliquez sur Accepter et lancer le téléchargement gratuit.
- Le téléchargement va alors commencer, une fois terminé vous pouvez ouvrir le fichier téléchargé.
Si vous utilisez le navigateur Google Chrome, le téléchargement s’affiche en bas à gauche.
Si vous utilisez Mozilla Firefox, le téléchargement est affiché en haut à gauche. - La fenêtre ci-dessous va apparaitre, faites un double-clic sur l’icône.
- Cliquez ensuite sur Ouvrir.
- Cliquez sur Suivant pour commercer l’installation.
- L’installation prend quelques minutes.
- Pour terminer l’installation, cliquez sur Continuer.
Installer la Numérisation à distance sous Mac OS X #
- Problème
L’installation de l’application « Numérisation à distance » ne fonctionne pas sous MAC
La fonction « Scan » ne fonctionne pas sur Mac OS X.
- Solution
Avant de commencer, assurez-vous que Java est installé sur votre ordinateur.
Si ce n’est pas la cas, commencez par suivre cette procédure : Installer Java sous Mac OS X.
Pour cela, suivez-cette procédure :
- Téléchargez l’application Numérisation à distance.
- Lancez l’installation en ouvrant le fichier téléchargé.
Si vous utilisez Mozilla Firefox, le fenêtre ci-dessous va s’ouvrir. Sélectionnez Ouvrir avec Java Web Start (si cela n’apparait pas dans la liste, vérifiez que Java est bien installé).
Cliquez ensuite sur OK. - Une fenêtre va s’ouvrir indiquant qu’il est impossible d’ouvrir l’application.
Cliquez sur OK. - Cliquez en haut à gauche de votre écran sur le logo Apple.
- Puis cliquez sur Préférences Système...
- Dans la fenêtre suivante, cliquez sur Sécurité et confidentialité.
- Cliquez ensuite sur Ouvrir quand même.
- Cliquez sur Ouvrir.
- Cochez la case Ne plus afficher ce message…
- Cliquez sur Exécuter.
- Dorénavant, pour lancer l’application utilisez le raccourci créé sur votre bureau.
Problème Java sous Windows #
- Problème
Vous trouverez ci-dessous les étapes à effectuer en cas d’anomalie avec la numérisation à distance.
- Solution 1 : Vider les caches de JAVA.
Pour vider les caches, voici les étapes à effectuer :
Etape 1
- Aller dans Exécuter (Crtl + R) et taper « Appdata «
- Aller dans le répertoire Local puis Sun
- Supprimer le répertoire Java
Etape 2
- Aller dans Exécuter (Crtl + R) et taper « Appdata «
- Aller dans le répertoire LocalLow puis Sun
- Supprimer le répertoire Java
Etape 3
- Relancer la Numération à distance et refaire une nouvelle tentative.
- Solution 2 : Désinstaller Java
Si le fait de vider les caches ne suffit pas, il faut désinstaller JAVA et la numérisation à distance depuis le panneau de configuration du poste.