Les exercices #

Pour les exercices ouverts, deux choix sont possibles : modifier ou clôturer l’exercice.

Seuls deux exercices peuvent être ouverts simultanément conformément aux obligations légales.

Pour créer un nouvel exercice, cliquez sur Nouveau.

Utilisez le crayon  pour modifier l’exercice concerné. Vous pouvez y changer les dates d’exercices si besoin.

Verrouiller totalement ou partiellement la saisie sur un exercice #

Depuis l’écran de modification d’un exercice il est possible de vérrouiller totalement ou partiellement un exercice.

Lorsque votre exercice est verrouillé, l’icône  est présente au niveau de l’état de l’exercice comptable. Elle est également présente sur le choix de l’exercice.

Pour déverrouiller un exercice il suffit de faire la manipulation inverse.

Clôturer un exercice #

La clôture d’un exercice comptable valide toutes les écritures de l’année, ce qui signifie qu’elles ne pourront plus être modifiées par la suite. Pour cette raison, il est essentiel de vérifier attentivement toutes les écritures avant de clôturer un exercice.

Pour clôturer un exercice, cliquez sur l’icône du cadenas correspondant à l’exercice concerné.

Lors de la clôture, les « À-Nouveaux » (ou AN) sont créés automatiquement. Ces AN reprennent les soldes des comptes de bilan de l’exercice clôturé pour les reporter dans le nouvel exercice.

Vous avez la possibilité d’empêcher cette génération automatique si un journal de type « A nouveau » comporte déjà une écriture sur l’exercice suivant. Dans ce cas, une option « Générer les à-nouveaux » apparaîtra lors de la validation de la clôture.

Utilisez cette option uniquement si l’exercice suivant comporte déjà des A-N, afin d’éviter les doublons. Si cette option n’est pas présente, les écritures seront automatiquement générées.

Vous avez la possibilité du supprimer ou de modifier une écriture d’AN en suivant cette procédure.

Lors de la clôture d’un exercice, l’écriture d’A-Nouveau est automatiquement générée dans un journal suivant les règles suivantes :

• Il existe un ou plusieurs journaux de type A-Nouveau :  le journal utilisé est le premier de la liste.
• Il n’existe pas de journal de type A-Nouveau mais un journal avec le code AN existe : le journal AN est utilisé et son type est automatiquement passé en A-Nouveau.
• Il n’existe pas de journal de type A-Nouveau et aucun journal n’a le code AN : le journal AN est automatiquement créé en type A-Nouveau et il est utilisé.

Par défaut le paramètre Détail des comptes est à Oui, cela signifie que les mouvements non lettrés des comptes indiqués comme lettrable dans Plan comptable > Comptes seront détaillés.

Il est possible de choisir précisément les racines des comptes à détailler en mettant le paramètre Sélectionner les racines à détailler à Oui (ce paramètre apparait que si le paramètre Détail des comptes est à Oui). Il sera alors possible d’ajouter ou de supprimer une racine de compte à détailler. Pour ajouter une racine, il suffit de taper la racine et d’appuyer sur la touche Entrée.

Lorsque le module Rapprochement bancaire est utilisé, il est nécessaire de mettre le paramètre Détail des mouvements non pointés en banque à Oui. Cela va permettre de détailler dans l’écriture d’A-Nouveaux les mouvements non pointés de l’exercice précédent.
Si le module Rapprochement bancaire n’est pas utilisé, ce paramètre doit être à Non au risque de se retrouver avec l’intégralité des mouvements de l’exercice précédent détaillé dans l’écriture d’A-Nouveaux.

Lorsque votre exercice est clôturé, un cadenas  est présent au niveau de l’état de l’exercice comptable. Il est également présent sur le choix de l’exercice.

Les situations #

Pour avoir accès à cette fonctionnalité, il est nécessaire d’avoir la fonction « Révision » sur son profil utilisateur.

Pour créer une situation, rendez-vous dans Comptabilité > Paramétrage > Exercices et cliquez sur l’icone sur la ligne de l’exercice correspondant.

Lors de la création d’une situation, il est nécessaire de préciser la date de la situation, ainsi que d’indiquer si celle-ci est réalisée à partir d’un import de balance :
– Si la situation doit se baser sur les écritures présentes sur l’exercice, alors il faut laisser le bouton « Réaliser la situation à partir d’un import de balance » désactivé.
– Si la situation doit partir de zéro car vous souhaitez faire un import de balance ou de fichier FEC, alors il faut activer le bouton « Réaliser la situation à partir d’un import de balance ».

Dans le cadre d’une situation basée sur l’exercice, toutes les écritures comprises dans la période de la situation sont automatiquement reprises même les écritures ajoutées après la création de la situation si celle-ci n’a pas été archivée. Nous reviendrons à cette notion d’archivage plus bas dans cet article.

Dans le cadre d’une situation basée sur un import de balance, il n’y aura aucune écriture d’intégrée. Il faudra soit saisir ou import une balance, soit réaliser un import de fichier de type FEC par exemple.

Dans tous les cas, il sera possible d’envoyer une liasse depuis une situation mais attention, dans le cas d’une liasse envoyée depuis une situation les écritures ne sont pas automatiquement valdiées. Il sera nécessaire de les valider manuellement depuis Comptabilité > Outils > Validation des éctitures.

Pour accéder à une situation, la manupilation est la même que pour un exercice. Il faut sur l’exercice dans la barre supérieur de l’application et sélectionner la situation.

Depuis une situation, certaines fonctions ne sont pas accessibles comme la possibilité de créer des factures depuis le module Ventes ou d’accéder aux notes de frais.

Lors de l

Les Journaux #

L’administration des journaux est possible depuis Comptabilité > Paramétrage > Journaux. Cette page présente la liste intégrale des journaux présents sur votre dossier. A ne pas confondre avec la page Comptabilité > Journaux qui permet de consulter les journaux mouvementés sur l’exercice.

Pour créer un journal, cliquez sur Nouveau. Tous les champs sont modifiables à l’exception du code qui lui reste figé.

L’icône  permet la modification d’un journal. La poubelle  permet soit de le déprécier (il n’est pas supprimé mais n’est plus utilisable en saisie) soit de le supprimer définitivement (si aucune écriture n’y est présente). L’icône réactive un journal déprécié.

La suppression d’un journal, tout comme celle d’un compte comptable, n’entraine pas la suppression d’écritures mais une simple mise en sommeil du journal ou du compte.

L’icône permettent de déplacer les écritures d’un journal vers un autre. Avant d’effectuer un déplacement d’écritures, nous vous recommandons d’effectuer une sauvegarde.

Enfin, l’icône sert à extourner les écritures d’un journal de type inventaire vers un journal d’extourne.

Il existe plusieurs types de journaux dont certains avec des propriétés spécifiques :

• Trésorerie : il doit être associé à un compte de trésorerie comme un compte banque ou caisse. Il sera utilisable depuis la saisie avancée > onglet Saisie relevé ou depuis le module Trésorerie.
• Caisse en ligne : il doit être associé à un compte de caisse, il sera uniquement utilisable via le module Ventes > Caisse.
• Inventaire : les écritures de ce type de journal peuvent être extrounées à tout moment dans un journal de type extourne.
• Extourne : les écritrues de ce journal seront extournées lors de la côture d’un exercice.

Activer la numérotation automatique des pièces #

Sur certains journaux, vous pouvez activer la numérotation automatique via le bouton « Numéro de pièce auto. ». Lorsque cette option est activée, vous pouvez choisir un préfixe qui sera utilisé pour la numérotation.

Déplacer les écritures d’un journal #

L’écran de déplacement fonctionne de façon similaire à celui qui est possible en consultation des journaux. Choisissez le journal cible pour l’arrivée des écritures.

Toutes les écritures du journal d’origine seront déplacées sauf si vous filtrez sur un compte.

Confirmez le transfert en cliquant sur Enregistrer.

Extourner les écritures #

Lorsque que vous utilisez cette action, vous serez redirigé vers une page permettant d’extourner des écritures d’un journal de type inventaire vers un journal de type extourne.

Cochez les écritures à déplacer. Au besoin, utilisez les filtres. Vous devrez sélectionner le journal cible de type extourne et indiquer la date à laquelle l’opération doit être générée.

Terminez par Enregistrer.

Supprimer les écritures d’un ou plusieurs journaux #

Pour supprimer en masse les écritures d’un ou plusieurs journaux, rendez-vous dans Comptabilité > Paramétrage > Journaux et cliquez sur Vider les journaux.

Avant de vider les journaux, nous vous recommandons d’effectuer une sauvegarde.

Contrairement à la suppression des journaux, la purge des journaux ne supprime pas le journal mais les écritures du journal qui, lui, reste défini et utilisable par la suite.

Pour choisir le ou les journaux à purger, cochez la case en tête de ligne des journaux concernés.

Vous pouvez filtrer sur des dates pour n’effacer que les écritures comprises entre ces bornes.

Les journaux dépréciés peuvent également être inclus pour le choix des journaux.

Encore une fois, la constitution d’un point de restauration vous est suggéré.

Après avoir cliqué sur  Vider les journaux sélectionnés, une confirmation vous sera demandée.

Les Codes TVA #

Cette page vous permet de gérer les paramètres des taxes de type TVA. L’écran d’accueil liste les code TVA présents sur votre dossier.

La première colonne regroupe les icônes permettant une action sur un code. Elle permet aussi d’inclure les codes dépréciés via la case à cocher .

La seconde colonne indique le code puis vous retrouvez son libellé et son type. La cinquième colonne présente le taux.

Ensuite, une coche est présente dans la sixième colonne s’il s’agit d’une TVA sur encaissement. Enfin, la dernière reprend le compte comptable associé.

Le crayon  permet la modification d’un code. La poubelle  le déprécie (il n’est pas supprimé mais n’est plus utilisable en saisie) ou le supprime définitivement (si aucune écriture n’y est associée).

Création d’un code de TVA

Pour créer un code de TVA, cliquez sur Nouveau.

Les trois premières informations à saisir sont obligatoires ainsi que la dernière. Renseignez un code de TVA, son libellé et choisissez son type (vente, achat ou immobilisations).

Indiquez ensuite s’il s’agit d’un code de TVA est sur encaissement ou non. Choisissez éventuellement l’emplacement qu’il occupera sur la saisie de déclaration de TVA.

Vous pouvez, ensuite, indiquer le taux de TVA via la liste déroulante, Enfin, vous devez sélectionner le compte de TVA qui servira pour les écritures de TVA associées à ce code.

Finalisez la création par Ajouter ou annulez.

Modification, suppression d’un code de TVA

La modification d’un code est possible via le crayon . Tous les champs sont modifiables à l’exception du code qui reste unique.

La suppression d’un code de TVA se fait par la poubelle . Vous serez redirigé vers l’écran de suppression. Un message d’avertissement s’affiche si ce code est utilisé dans des écritures. Pour confirmer la suppression, cliquer sur Supprimer; sinon annulez.

Il n’est pas possible de réactiver un code déprécié. Soyez vigilant avant toute suppression.

Masques d’écritures #

Cette page permet de créer des masques d’écriture, utilisables dans l’onglet Écriture type de la Saisie classique et via les masques d’écriture de la saisie avancée. Leur fonctionnement est différent des écritures types qui sont elles liées à un tiers en particulier.

L’écran d’accueil présente l’ensemble des masques existants. Vous retrouvez les actions possibles sur chaque masque et son nom.

Le crayon  permet de modifier le masque. Faites vos modifications puis enregistrez ou  annulez

Et la poubelle sert à le supprimer. Validez la suppression avec Supprimer ou  annulez.

Pour créer un masque d’écriture, cliquez sur Nouveau.

Donnez un Nom à votre masque. C’est sous cette référence qu’il sera identifié dans la saisie.

Pour chaque mouvement de l’écriture, choisissez le compte comptable, puis indiquez un libellé.

Renseignez, ensuite, un code montant sous la forme S1 à S99 dans la colonne adéquate (Débit ou Crédit). Chaque code montant ne peut être utilisé qu’une fois par écriture.

Pour chaque ligne, il est possible de définir une ventilation analytique. Pour cela, utilisez le crayon  dans la colonne analytique. Une fenêtre s’ouvrira vous permettant de choisir une ou plusieurs valeurs et leur affecter une répartition par pourcentage.

Ajoutez un mouvement en cliquant avec sur la ligne d’en-tête.

Si un code TVA est associé au compte, il apparaîtra automatiquement dans l’écriture. Il peut être modifié.

Une ligne de mouvement peut être déplacée  ou supprimée .

Terminez la création avec  Ajouter ou  annulez.

Axe analytique #

Elle permet l’administration des axes analytiques.L’écran d’accueil liste les axes analytiques déjà créés en indiquant leur code et leur intitulé.Le crayon  permet le modification de l’intitulé de l’axe et la poubelle le supprime.

L’utilisation d’une ventilation analytique nécessite que sa saisie soit autorisée ou obligatoire dans le paramétrage du compte comptable.

La création d’un axe est possible via Nouveau. Vous devez simplement indiquer un code et un Intitulé pour l’axe. Puis cliquez sur Enregistrer.

Il vous faudra ensuite créer ses différentes valeurs.

L’utilisation des axes peut être très variée. Par exemple, vous pouvez avoir un axe magasin dont les valeurs seront différents points de vente. L’axe peut aussi être commercial avec pour valeur le nom de chacun de vos employés. Dans le cadre de l’élevage, pour l’achat d’aliments par exemple, un axe peut permettre de répartir les achats entre différents types d’animaux. Cela dépend de vos besoins.

L’import d’une liste d’axes et de ses valeurs est également possible. Cliquez sur   Import.Le format du fichier à préparer est indiqué. Vous devez respecter la ligne d’en-tête et l’ordre des colonnes.Les deux premières sont obligatoires, il s’agit du code et de l’intitulé de l’axe. Les valeurs et leur description sont optionnelles.

Lorsque votre fichier est prêt, indiquez une adresse email pour être alerté du résultat de l’import.Utilisez Parcourir pour intégrer le fichier puis utilisez  Valider.

Vous recevrez un mail, sous un délai maximal de 45m, vous indiquant la réussite ou l’échec de l’import.

Valeur d’axe analytique #

Elle vous permet de gérer les valeurs associées à chaque axe analytique. L’écran d’accueil liste les valeurs déjà définies pour l’axe sélectionné.

Pour chaque valeur, vous retrouvez sa valeur et sa description. Vous pouvez également savoir si elle a été dépréciée. La première colonne comporte deux icônes d’action.

Le crayon  permet la modification de la description de la valeur analytique. Le champ valeur n’est pas modifiable. La poubelle supprime une valeur (si elle n’a jamais été associée à une écriture) ou la déprécie (si elle est associée à au moins un mouvement).

La valeur dépréciée sera affichée si vous cochez inclure les valeurs dépréciées. Vous pourrez la réactiver via .

Création de valeurs analytiques

Pour créer une valeur d’axe, sélectionnez d’abord l’axe analytique concerné puis cliquez sur  Nouveau.

L’axe correspondant doit être celui indiqué dans le cadre sélection.

Il vous suffit d’indiquer la nouvelle valeur d’axe souhaitée ainsi que sa description. Puis cliquez sur Ajouter ou  annulez.

Suppression de valeurs analytiques

Pour supprimer des valeurs analytiques en masse, cliquez sur Purger les valeurs analytiques.

Les filtres permettent de n’afficher que les valeurs inutilisées depuis une date à sélectionner. Par défaut, les valeurs inutilisées pour tous les axes sont affichées. Vous pouvez toutefois filtrer les valeurs associées à un axe en particulier.

Cochez, ensuite, les cases en tête de ligne des valeurs analytiques à supprimer. Terminez par Supprimer les valeurs analytiques sélectionnées sinon utilisez Retourner à la liste des valeurs analytiques.

Unités #

Elle permet de gérer des unités spécifiques utilisées dans Compta.com. L’écran d’accueil liste les unités déjà créées.

La présentation reste similaire aux pages de paramétrage. Vous retrouvez les icônes d’action dans la première colonne. Puis l’intitulé et le code sont présents dans les colonnes suivantes. Enfin, une croix vous indique qu’il s’agit d’une unité dépréciée dans la dernière colonne si vous avez coché inclure les unités dépréciées.

Le crayon  permet la modification de l’intitulé de l’unité. Son code n’est pas modifiable après sa création.

La poubelle supprime une unité. Sur l’écran de suppression, un message d’information apparaîtra. Pour confirmer la suppression, cliquer sur  Supprimer; sinon cliquer sur  Annuler.

Si l’unité a été associée à un ou plusieurs comptes, le message d’erreur indiquera pour quel(s) compte(s) l’unité est utilisée. Dans le paramétrage des comptes, les références à cette unité seront supprimées.

Pour une unité non utilisée, la suppression aura un caractère définitif.

En revanche, si elle a été utilisée dans des mouvements, elle sera dépréciée.

La flèche réactive une unité dépréciée. Cela ne réactive pas la saisie de l’unité dans le paramétrage des comptes.

Pour créer une unité, cliquer sur  Nouveau. Il vous faudra renseigner un code et un intitulé pour l’unité. Validez la création par  Ajouter ou  annulez.

Si vous avez de nombreuses unités, vous pouvez les Ordonner.

Les flèches  et  permettent de descendre ou monter l’unité correspondante dans la liste. Cela vous permettra, par exemple, de regrouper les unités de même genre.