Les Onglets utilisateurs

Onglet général #

Chaque onglet est découpé en cadres.

Identification

Vous devez renseigner les informations obligatoires :

• le nom,
• le prénom,
•  le courriel .
•  l’identifiant, pour les clients du cabinet, un identifiant est proposé sinon c’est l’adresse mail qui servira d’identifiant

L’identifiant ne sera plus modifiable, soyez vigilants !

Vous pouvez choisir de masquer ou non le courriel de l’utilisateur.

Vous devez attribuer un dossier ou un service d’appartenance pour l’utilisateur. La coche  en bout de ligne permet d’ouvrir la fenêtre de choix du dossier / service. La validation se fait par Appliquer ou l’abandon par Annuler.

Une date de suppression programmée peut être définie en cas de présence ponctuelle. Rapprochez-vous d’un administrateur pour cela.

Mot de passe

Le mot de passe est saisi une première fois puis une seconde.

Si vous utilisez l’icône  un mot de passe est généré automatiquement.

Il faudra penser à envoyer un courriel à l’utilisateur créé afin qu’il obtienne le mot de passe. Pour cela, mettez l’option envoyer l’identifiant par courriel à oui et enregistrez la fiche (dès qu’elle sera complétée).

Le mot de passe doit comporter au minimum six caractères. Les caractères spéciaux sont autorisés.

Vous pouvez forcer le changement du mot de passe, afin que la personne utilisatrice personnalise son mot de passe dès sa première connexion.

Groupes d’appartenance

Si vous avez défini des groupes, vous pourrez en affecter un à l’utilisateur créé. Ainsi, ses droits seront définis selon ceux prévus pour ce groupe.

Utilisez les flèches pour associer un ou plusieurs groupes et pour en enlever un ou plusieurs.

Paramétrage des exports CSV

Vous pouvez paramétrer le format qui sera utilisé pour les fichiers que vous pourriez être amenés à exporter.

Choisissez votre séparateur de colonnes et votre séparateur décimal selon le tableur que vous utilisez.

Onglet Fonctions #

Les fonctions sont regroupées par menu, à gauche les fonctions non permises et à droite les fonctions autorisées.

Vous pouvez autoriser des fonctions soit menu par menu soit via un profil utilisateur. Le profil est plus rapide et limite les risques d’oublis.

Les fonctions autorisées donnent des accès aux différentes pages des modules que vous pouvez utiliser.

Inversement, les fonctions non autorisées ne seront pas visibles par l’utilisateur.

Approche par menu

La gestion des fonctions se fait de la façon suivante :

• Ajouter la fonction sélectionnée  
• Supprimer la fonction sélectionnée  
• Ajouter toutes les fonctions disponibles  
• Supprimer toutes les fonctions autorisées  

Une grande partie des fonctions fait l’objet d’info-bulle précisant son objet.

Lorsque vous vous déplacez vers le bas de cette longue page, un icône apparaît  pour vous permettre de retourner au début rapidement 

Menu accueil

Le Menu accueil ne contient qu’une seule fonction Accueil. Elle vous autorise à accéder à la page d’accueil.

Cette page reprend divers graphiques relatifs à l’exercice affiché :

• Chiffres d’affaires
• Achats
• Charges sociales
• Trésorerie

Ces graphiques sont personnalisables. Vous pourrez aussi visualiser la situation de l’exercice et les actions en cours.

Pour visualiser les données des graphiques l’utilisateur doit avoir accès au droit consultation comptabilité.

Menu facturation

Afin d’accéder aux différentes modalités du module facturation, plusieurs fonctions sont disponibles. 

Pour créer des devis et factures, autorisez Devis/Facture et pour les bons de livraison sélectionnez Bon de livraison

De même, la création de factures périodiques (échéances multiples et supérieure à deux mois après la création de la première facture) nécessite la fonction Facture périodique

Vous avez la possibilité d’envoyer vos devis, factures par email aux clients grâce à Envoi de facture par courriel.

Le préalable à la création de vos devis, bons de livraison et factures est l’existence de produits pour cela vous avez les fonctions :

• Produit (pour la création, la modification et la suppression),
• Import et export de produits (via un fichier .csv)
• Modification massive des prix (permet le changement des prix de tous les produits)

Si vous souhaitez importer un fichier de factures, vous devez activer Import facturation.

Pour exporter la liste des devis, bons de livraison et factures, ainsi que pour les éditer en masse, autorisez Édition massive.

La fonction Options avancées vous permet de modifier divers paramètres liés à la saisie et aux produits comme le préfixe, la facturation partielle, les devises étrangères, la ventilation par taux de TVA, la saisie selon le montant TTC ou la création de champs personnalisés.

Si vous êtes concernés par des taxes spécifiques, leur paramétrage sera possible via la fonction Taxe

L’envoi de courriers de relance pour des factures impayées nécessite Relance

Si vous souhaitez échelonner le paiement des factures que vous émettez, vous devez activer Échéancier de paiement. Cette fonction vous permet également d’accéder à la page échéancier de paiement qui sert à visualiser toutes les échéances prévues à une date donnée.

Enfin, la fonction Déclaration de service à la personne est utile émettre les attestations fiscales relatives aux Services à la personne.

Menu banque

Les fonctions relatives à la gestion et à la comptabilisation des relevés bancaires sont :

• Compte bancaire qui est nécessaire pour créer, modifier et supprimer un compte bancaire
• Liste des relevés pour comptabiliser un relevé bancaire,

Sous l’onglet processus il faut donner le rôle à l’utilisateur en cochant Comptabilise les relevés.

• Relevé bancaire pour accéder aux relevés bancaires intégrés manuellement ou automatiquement.
• Import qui permet d’importer manuellement des relevés au format OFX ou QIF par exemple. 
• Banque automatique pour utiliser une comptabilisation automatique par reconnaissance du libelle du relevé bancaire.
• Rapprochement pour effectuer un rapprochement bancaire.

Si vous êtes concernés par la saisie simplissime (comptabilité de trésorerie), vous aurez besoin notamment d’Affectation Simplissime (comptabilisation par catégorie et non par compte comptable) et de Plan simplifié pour gérer les catégories de la compta simplissime.

L’échéancier permet de visualiser vos créances et vos dettes pour y avoir accès vous devez autoriser la fonction Échéancier. D’autres fonctions y sont liées :

• Échéancier règlement qui vous permettra de gérer les factures payées,
• Échéancier SEPA pour la gestion des prélèvements et des virements SEPA,
• Remise de chèque pour gérer les remises de chèque à partir de l’échéancier.

La fonction Activation ETEBAC vous servira à mettre en place le protocole de télétransmission bancaire.

La gestion des emprunts est possible via Emprunts.

Enfin, si vous souhaitez bénéficier du service de relance par huissier, autorisez Recouvrement par huissier.

Menu compta

Le menu Compta comprend de nombreuses fonctions.

La fonction indispensable pour accéder à ce module est Consultation comptabilité, mais elle n’autorise que la visualisation.

Une fois cette fonction activée, vos statistiques comptables sont disponibles sur la page d’accueil (si la fonction accueil est activée). Leur configuration nécessite la fonction Personnalisation page accueil.

Pour saisir votre comptabilité, vous devez autoriser tout ou partie des fonctions suivantes :

• Saisie classique qui vous permettra de saisir rapidement et simplement une écriture via la page saisie avancée ou saisie classique,
• Saisie commentaire écriture pour ajouter un commentaire sur une écriture,
• Suppression commentaire écriture afin de supprimer un commentaire lié à une écriture comptable,
• Saisie via copier-coller si vous souhaitez saisir une écriture via copier-coller depuis un fichier Excel.
• Saisie via une écriture type pour utiliser une écriture type lors de la saisie d’une écriture,
• Saisie étendue si vous préférez utiliser la saisie à distance qui nécessite Java,
• Caisse pour la saisie de la caisse en ligne,
• Suppression des écritures pour pouvoir supprimer des écritures,
• Recherche pour retrouver des écritures comptables saisies selon différents filtres,
• Sauvegarde-Restauration afin de sauvegarder et de restaurer les écritures comptables.

Sauvegarder régulièrement votre dossier permet de pouvoir le restaurer sans trop perdre de données en cas d’erreur. Mieux vaut faire une sauvegarde avant un import et une clôture d’exercice.

Afin de ne pas être bloqué dans votre saisie, vous pouvez avoir besoin des fonctions :

• Comptes pour pouvoir créer de nouveaux comptes (tiers notamment) et administrer le plan comptable,

Cette fonction est indispensable pour créer de nouveaux Tiers pour la facturation notamment.

• Lettrage compte pour lettrer des comptes,
• Journal pour créer, modifier et supprimer des journaux
• Code TVA pour administrer les codes de TVA, afin de paramétrer votre déclaration de TVA notamment
• Écriture Type qui vous permettra de définir une affectation automatique d’un compte de charge ou de produit à un tiers. 
• Écriture périodique si vous souhaitez créer une écriture générée de manière récurrente
• Unité pour gérer des unités spécifiques (Kg, L, m², …).

Il est également possible d’importer des écritures comptables saisies sur un autre logiciel grâce à la fonction Import. A l’inverse, l’export nécessite la fonction Export.

La fonction Édition vous permet d’éditer un grand livre, une balance ou un journal au format PDF ou CSV. 

Si vous utilisez une ventilation analytique de vos écritures comptables, vous aurez besoin des fonctions Axe analytique pour créer des axes analytiques et Valeur d’axe analytique pour gérer leurs valeurs.

Pour utiliser la saisie de la déclaration de TVA, nous devez autoriser Déclaration de TVA.

L’utilisation du scan + saisie nécessite la fonction Liste des numérisations.

Elle permet d’intégrer des pièces numérisées par le glisser-déposer, la numérisation à distance mais aussi transférer une pièce dans le module Compta et numériser dans le module Document.

Pour une utilisation complète, des fonctions doivent aussi être activées dans l’onglet Processus : Numérise les pièces, Comptabilise les pièces et Valide les pièces, ou encore Numérise en compta simplissime le cas échéant.

En cas d’utilisation avancée, vous pourriez avoir besoin des fonctions :

• Analyse compte qui vous permet d’analyser les mouvements d’un ou plusieurs comptes sur une période donnée,
• Avancement qui vous donne les statistiques liées aux lignes enregistrées par journal et par utilisateur.
• Validation des écritures pour valider les écritures d’un exercice,

Attention, la validation des écritures est définitive. Les écritures sont déjà validées automatiquement lors d’une clôture.

• Vider les journaux si vous souhaitez supprimer les écritures d’un ou plusieurs journaux sur une période donnée,
• Éclatement des écritures qui est utile quand une écriture a été saisie sur plusieurs jours et qu’il faut l’éclater,
• Email avancement qui vous permet de recevoir ou envoyer un courriel avec l’avancement de la saisie
• Email comptes d’attente peut permettre à un comptable ou à la personne en charge de la saisie d’envoyer un courriel au client ou à un responsable avec le détail des écritures en compte d’attente,
• Harmonisation des longueurs qui est utile pour homogénéiser la longueur des comptes,
• Synchronisation étalon pour synchroniser les comptes, les codes de TVA, … avec le plan comptable étalon choisi, 
• Exercice qui vous autorise à créer, verrouiller et clôturer un exercice comptable,

Il n’est possible d’avoir que deux exercices ouverts simultanément. La clôture de l’exercice antérieur est obligatoire pour ouvrir le suivant.

• Dépréciation massive: à activer pour supprimer en une fois tous les comptes non utilisés depuis une date donnée
• Migration des codes de TVA pour basculer rapidement le paramétrage des codes TVA des comptes, produits, … vers un autre code de TVA. 

Si vous possédez plusieurs dossiers, vous pourriez avoir besoin de la fonction Copier vers un dossier pour copier le plan comptable du dossier vers un autre dossier.

Menu gestion

Le module Gestion vous permet d’accéder à vos statistiques comptables.

Pour accéder à la consultation de tableaux de bord, vous devez autoriser la fonction Tableau de bord Excel.

Si vous souhaitez accéder à l’ensemble des graphiques proposés par défaut, activez Graphique standard. 

Pour bénéficier de graphiques supplémentaires, autorisez Graphique personnel et Paramétrage graphique personnel pour les définir.

Enfin, pour la gestion de budget par utilisateurs, activez Budget et Paramétrage budget.

Menu social

La saisie de notes de frais nécessite la fonction Liste des notes de frais 

Mais aussi l’activation du rôle Émet les notes de frais dans l’onglet Processus.

Le paramétrage des notes de frais est possible avec les fonctions :

• Frais de déplacement afin de définir les différentes catégories utilisables dans le note de frais.
• et Véhicule pour créer, modifier et supprimer les véhicules du personnel.

La saisie de demande de congés est permise via la fonction Liste des congés et l’activation du rôle « Émet les demandes de congés » dans l’onglet Processus.

La définition des règles applicables pour les demandes de congés est possible via la fonction Administrateur de congés.

L’embauche d’un salarié est enregistrable grâce à la fonction Embauche.

Enfin, les éléments relatifs à la paie nécessitent les fonctions Connecteur Silae, Élément de paie et Variable de paie.

Menu document

Le module Document permet la conservation de toutes les pièces comptables. Les fonctions suivantes sont disponibles :

• Coffre-fort pour consulter toutes les pièces déposées,
• Coffre-fort écriture afin d’importer des documents,
• Recherche pour trouver une pièce.

Menu portefeuille

Le module portefeuille est un module réservé. Il apporte aux comptables un outil de suivi de leurs dossiers grâce aux fonctions :

• Anomalies
• Outils de production
• Suivi des seuils

Menu administration

Dans le module facturation, la personnalisation du logo utilisé lors de la génération des devis et factures nécessite la fonction Logo. Et la personnalisation de vos modèles (factures, devis, relances, …) nécessite d’autoriser Modèle d’impression.

Pour l’envoi des document par mail et leur personnalisation, activez les fonctions :

• Logo des mails qui vous permettra d’ajouter un logo aux emails envoyés depuis compta.com.
• Modèle d’email afin de paramétrer le texte des courriels
• et Styles des emails si souhaitez davantage personnaliser vos courriels.

La création, modification, suppression des Tiers requière les fonctions :

• Client pour les fiches clients,
• Fournisseur pour les fiches fournisseurs,
• Divers pour les fiches diverses,
• État pour les fiches liées à l’État,
• Personnel pour les fiches des membres du personnel (compte 455, 421 et 108).

La gestion des Tiers peut aussi exiger les fonctions :

• Création automatique des fiches tiers qui permet de créer directement les fiches tiers depuis les nouveaux comptes comptables,
• Classement afin de classer les tiers dans différentes catégories,
• Import si vous souhaitez importer des fichiers clients, fournisseurs, personnel
• et Création des écritures types pour créer automatiquement des écritures types.

Les fonctions liées à l’utilisation des connecteurs (bancaires, EDC, Silae, Amazon) nécessite d’activer les fonctions Liste des connecteurs pour visualiser les connecteurs existants et Connecteur bancaire pour la création et le paramétrage des connecteurs qui récupèrent les relevés bancaires automatiquement.

La gestion des différents utilisateurs ayant accès au dossier implique diverses fonctions :

• Utilisateur pour la création, la modification et la suppression d’utilisateurs,
• Paramétrage utilisateur qui permet à chaque utilisateur de gérer ses préférences (nombre de lignes affichées sur l’écran, etc …),
• Groupe qui est utile lorsque de nombreux utilisateurs ont accès au dossier, elle permet de créer un groupe au sein duquel des rôles prédéfinis seront affectés de manière uniforme à l’ensemble des utilisateurs qui y seront rattachés,
• Service qui sert à créer des niveaux hiérarchiques entre les utilisateurs,
• Tableau des valideurs à utiliser pour désigner un responsable pour la validation,
• Gestion des managers à activer pour la personne qui supervisera tous les autres utilisateurs et notamment ceux qui peuvent manager les services.

Enfin, les fonctions permettant la gestion du dossier sont les suivantes :

• Abonnement qui autorise à modifier son offre,
• Adresse qui permet de gérer les adresses. (ajout, modification & suppression),
• Dossier pour l’administration des paramètres du dossier.

Menu autres fonctions

La fonction Administrateur workflow est très utile, elle permet d’accéder aux actions Libérer et Supprimer dans le Scan + saisie, la Saisie des relevés ou encore les Notes de frais.

Activez Import et export de produits si vous avez besoin de modifier massivement la liste de vos produits.

D’autres fonctions sont limitées aux utilisateurs avancés. II y a notamment Création dossier qui permet de créer un nouveau dossier ou encore Mot de passe sur le dossier qui bloque l’accès au dossier à toute personne ne connaissant pas le mot de passe. Vous pouvez aussi utiliser Note dossier pour renseigner et visualiser une note sur le dossier et Fiche suivi dossier afin de gérer les données relatives à la gestion du dossier.

La Liste des utilisateurs connectés permet de visualiser les utilisateurs connectés actuellement sur le dossier

La fonction Recherche globale vous permet d’effectuer une recherche sur des documents émis ou traités par un autre utilisateur. c’est le cas des notes de frais notamment.

Approche par profil utilisateur

Vous pouvez sélectionner les fonctions non pas une à une, mais selon un profil.

Les différents profils proposés sont les suivants.

• Affectation simplissime – offre avocat

Ce profil est adapté pour une utilisation en saisie simplissime.

• Caisse

Il permet la saisie de la caisse uniquement.

• Consultation

Pour un utilisateur ayant simplement un droit de consultation de la comptabilité.

• Consultation de la comptabilité – Facturation – Document

Utile pour quelqu’un qui utilise la totalité du module facturation et consulte la comptabilité et les documents.

• Facturation

L’utilisateur accède à la facturation uniquement mais pour une utilisation avancée.

• Forfait Essentiel

Permet une utilisation des fonctions avancées du module Compta et basiques des modules Banque et Gestion.

• Forfait Facturation

Pour un utilisateur qui utilise une fonctions courantes des modules Facturation et Compta mais pas le paramétrage avancé.

• Forfait Proactif

Ce profil correspond à un utilisateur qui utilise les fonctions courantes des modules Facturation, Banque, Compta, Gestion et document.

• Location meublée – Offre Autonome

Il est recommandé pour les personnes concernées par la location meublée. Elle permet l’établissement de factures, la comptabilisation des relevés bancaires et la consultation de la comptabilité.

• Micro-entrepreneur

Ce profil est adapté pour quelqu’un souhaitant utiliser les modules Facturation, Banque, Document et consulter la comptabilité.

• Note de frais

Il est adapté à un salarié qui saisi uniquement ses notes de frais.

• Numérisation

A utiliser pour un utilisateur qui consulte les documents numérisés et/ou qui les numérise .

Cette liste est susceptible d’évoluer.

Onglet Processus #

Cet onglet permet de définir les rôles de l’utilisateur selon les fonctions préalablement définies.

Rôles de l’utilisateur pour les processus

L’utilisateur peut avoir des rôles prédéfinis en fonction d’un groupe où il est rattaché.

Sinon une liste des rôles possibles s’affiche. Cochez les cases correspondantes aux rôles à autoriser.

Pour activer un rôle, vous devez cocher la case correspondante. Et inversement, décochez pour le rendre inactif.

L’utilisateur peut notamment avoir accès aux rôles suivants :

• Comptabilise les pièces
• Comptabilise les relevés
• Émet les demandes de congés
• Émet les notes de frais
• Imprime les étiquettes
• Numérise en compta simplissime
• Numérise les pièces (permet de déposer les pièces dans Scan + saisie, si l’utilisateur n’a pas le droit « Comptabilise les pièces » alors il ne voit que les pièces qu’il a lui même déposés. Il ne voit pas les pièces déposées par un autre utilisateur ainsi que celles envoyées par email)
• Valide les pièces

Délégation en absence

Vous avez également la possibilité de déléguer vos rôles en cas d’absence. Vous pouvez choisir un remplaçant qui s’acquittera de vos tâches en votre absence.

Choisissez votre remplaçant et réaffectez lui vos tâches. Il ne devras s’en acquitter que lors de vos périodes d’absences.

Vous devrez indiquer votre absence et vo

Onglet Accessibilité #

Cet onglet a plusieurs fonctions et vous concernera particulièrement si vous avez plusieurs dossiers.

Par défaut, accès est coché si vous n’avez qu’un dossier.

Vous devrez aussi cocher manage les services pour pouvoir valider des notes de frais notamment. Un utilisateur peut manager tout ou partie des dossiers.

La personne qui manage les services devient le valideur.

Si vous avez plusieurs dossiers, les utilisateurs sont, en général, créés sur le dossier parent. Ainsi, ils peuvent, par défaut, accéder au dossier parent et à l’ensemble des dossiers liés. Vous pouvez modifier leurs droits d’accès.

Si le dossier parent est coché dans le cadre Accès, l’utilisateur aura accès à tous les dossiers. Vous pouvez choisir de décocher le dossier parent et de n’accorder un accès que sur un ou plusieurs dossiers liés.

Des restrictions sur un ou plusieurs sous-dossiers peuvent être définies. Cochez les dossiers auxquels l’utilisateur ne doit pas avoir accès.

Il est également possible de déterminer des restrictions d’accès à certains comptes comptables en saisissant les racines des comptes concernés.
Exemple : si on indique « 401 », l’utilisateur aura accès uniquement aux comptes de la racine 401.