Les accès à un ou plusieurs dossiers sont gérés par utilisateur.
Pour gérer les utilisateurs d’un dossier, rendez-vous dans Administration > Accès > Utilisateurs.
Créer un compte utilisateur #
Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur Nouveau.
Vous devrez compléter les quatre onglets suivants :
- Général
- Fonctions
- Processus
- Accessibilité
Terminez par Enregistrer ou en cas d’abandon Annuler.
Si la saisie est incomplète des messages apparaîtront.
Une fois l’utilisateur créé, trois actions sont accessibles :
- modifier ,
- dupliquer (pour créer un second utilisateur ayant les mêmes droits)
- et supprimer .
Onglet général
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Nom de l’utilisateur |
| Prénom | Prénom de l’utilisateur |
| Courriel | Email de l’utilisateur (email utilisé pour l’envoi du mot de passe) |
| Identifiant | L’identifiant ne sera plus modifiable, soyez vigilants ! |
| Masquer le courriel | Si oui, l’adresse de l’utilisateur sera masqué lors de l’envoi des emails depuis l’application comme lors de l’envoi d’un devis ou d’une facture. |
| Appartenance | Il est possible d’utiliser des services afin de dissocier les utilisateurs. Cela permet d’avoir des valideurs/managers différents en fonction du service de l’utilisateur. |
| Générer un mot de passe | Obligatoirement sur « Oui » lors de la création d’un utilisateur. Un mot de passe sera alors créé et envoyé par email à l’utilisateur qui devra le modifier lors de sa première connexion. |
| Groupes d’appartenance | Si vous avez défini des groupes, vous pourrez en affecter un à l’utilisateur créé. Ainsi, ses droits seront définis selon ceux prévus pour ce groupe. |
Onglet fonctions
Les fonctions sont regroupées par menu, à gauche les fonctions non permises et à droite les fonctions autorisées.
Vous pouvez autoriser des fonctions soit menu par menu soit via un profil utilisateur. Le profil est plus rapide et limite les risques d’oublis.
Les fonctions autorisées donnent des accès aux différentes pages des modules que vous pouvez utiliser.
Inversement, les fonctions non autorisées ne seront pas visibles par l’utilisateur.
La gestion des fonctions se fait de la façon suivante :
- Ajouter la fonction sélectionnée
- Supprimer la fonction sélectionnée
- Ajouter toutes les fonctions disponibles
- Supprimer toutes les fonctions autorisées
Modifier un compte utilisateur #
Si vous souhaitez modifier les données d’un utilisateur, cliquez sur le crayon de la ligne concernée.
S’y ajoutera un onglet historique regroupant l’ensemble des modifications opérées sur le profil de l’utilisateur.
Dupliquer un compte utilisateur #
Utilisez dupliquer pour créer un nouvel utilisateur disposant des mêmes droits exactement (fonctions, rôles et accès) que celui servant de base.
Vous aurez uniquement le cadre identification à compléter.
Supprimer un compte utilisateur #
Le clic sur la poubelle permet la suppression d’un utilisateur. Une confirmation sera nécessaire. Validez par Supprimer ou Annulez.
Réactiver un compte utilisateur #
Vous pouvez visualiser les Utilisateurs supprimés en cliquant sur la coche puis sur Appliquer.
Sur la ligne correspondante à l’utilisateur déprécié, cliquer sur le , il sera à nouveau actif.
Export des données #
Il est possible de récupérer la liste des utilisateurs du dossier au format CSV via Télécharger.
Vous aurez, pour l’ensemble des utilisateurs, leur nom prénom et leur identifiant.
Historique #
Utilisez Actions supplémentaires pour avoir accès à l’historique des connexions et des modifications pour tous les utilisateurs.