Une fois déposée, la facture apparaît dans Achats > Factures à traiter.
Accéder aux factures à comptabiliser
Dans Achats > Factures à traiter, seules les factures non traitées s’affichent. La première colonne du tableau indique l’état de chaque pièce via des icônes :
Icône
Signification
La pièce est disponible pour comptabilisation, cliquez sur l’icône pour accéder à la comptabilisation.
La pièce est en cours de saisie par vous-même, elle est « verrouillée », elle ne peut pas être traitée par un autre utilisateur.
La pièce est en cours de saisie par un autre utilisateur, elle lui est « réservée », vous pouvez simplement visualiser la pièce, sans possibilité de modification.Il est toutefois possible d’accéder à un document réservé, en cochant la case en bout de ligne et en utilisant Actions supplémentaires puis Libérer. C’est donc à nouveau le dossier qui apparaît. Cela nécessite le droit administrateur workflow.
Cette liste contient 3 actions :Voir l’historique : Ouvre une fenêtre listant les étapes franchies. Classer : Ouvre une fenêtre permettant de classer la pièce dans le répertoire de votre choix du module Document sans générer d’écriture comptable.Dupliquer : Duplique la pièce (l’image et le nom du document)
Ouvrir la facture à comptabiliser
Pour ouvrir la facture à comptabiliser, rendez-vous dans Achats > Factures à traiter et repérez la facture à traiter et cliquez sur l’icône :
La facture est disponible pour comptabilisation Vous avez commencé la saisie (vous pouvez la reprendre)
La comptabilisation d’une facture dans Bleez se fait en quelques étapes simples. Voici le déroulé complet selon les différents scénarios possibles.
Première reconnaissance automatique d’un fournisseur
Si l’IA de Bleez reconnaît un fournisseur pour la première fois sur le dossier, un écran spécifique s’ouvre.
Cet écran permet d’associer les données extraites (ex. : SIRET) à un fournisseur du dossier.
Vous devez alors choisir l’une des trois options suivantes :
Créer un nouveau fournisseur : si le fournisseur n’existe pas encore sur le dossier
Associer à un fournisseur existant : si le fournisseur existe déjà dans la base tiers
Ignorer cette détection : si vous ne souhaitez pas effectuer d’association
👉 Cette étape n’est à faire qu’une seule fois par fournisseur et par dossier. Bleez s’en souviendra pour les prochaines factures.
Sur l’écran suivant, l’IA de Bleez vous propose un ou plusieurs comptes comptables à associer au fournisseur.
Deux cas possibles :
Vous sélectionnez un seul compte : → Ce compte sera automatiquement utilisé pour les prochaines factures de ce fournisseur. → L’écriture comptable sera générée automatiquement à chaque nouveau document. → Il vous suffira alors de valider la saisie, tout en gardant la possibilité de modifier avant validation.
Vous cochez plusieurs comptes : → Vous pourrez ventiler manuellement le montant HT entre les comptes sélectionnés lors de chaque saisie de facture. → Cela peut être utile si les achats du fournisseur concernent plusieurs natures comptables (ex. : achats de marchandises et prestations externes).
Pensez à renseigner un code TVA pour que la taxe soit calculée automatiquement. Le code « A » lit le montant sur la facture : il n’est donc pas recalculé, ce qui évite les écarts de centimes.
Saisie d’une facture d’un fournisseur déjà paramétré
Lorsque le fournisseur est déjà connu et paramétré sur le dossier, vous accédez directement à l’écran de comptabilisation.
Deux cas de figure se présentent :
Cas 1 : Un seul compte de charge est associé au fournisseur
L’écriture comptable est automatiquement générée en bas de l’écran.
Il vous suffit de :
Vérifier les informations : date, libellé, montant, code TVA, etc.
Puis cliquer sur Valider en haut à droite pour enregistrer l’écriture.
Astuce : vous pouvez toujours modifier l’écriture proposée avant validation si nécessaire.
Cas 2 : Plusieurs comptes de charges sont associés au fournisseur
Un écran de ventilation manuelle apparaît.
Vous devez répartir le montant HT entre les différents comptes proposés.
Une fois la ventilation terminée, cliquez sur Appliquer pour enregistrer l’écriture.
📌 Cela est utile si les factures du fournisseur concernent plusieurs natures de charges (ex. : frais de déplacement, sous-traitance, achats de fournitures, etc.).
Fonctions complémentaires utiles lors de la comptabilisation
Lorsque vous êtes dans l’écran de comptabilisation d’une facture, plusieurs fonctions supplémentaires sont disponibles pour faciliter et accélérer la saisie :
Solder par compte tiers
Cette fonction permet de solder automatiquement l’écriture par le compte du tiers (client ou fournisseur) concerné. Très utile si vous avez déjà saisi les lignes de charges/produits et que vous souhaitez équilibrer automatiquement l’écriture.
Enregistrer l’écriture type
Cette fonction permet de créer ou modifier l’écriture type liée au tiers sélectionné. Ainsi, lors des prochaines factures de ce tiers, Bleez vous proposera automatiquement cette écriture.
Raccourcis
F6 permet de copier le libellé de la ligne en cours sur toutes les autres lignes de l’écriture. Pratique pour uniformiser rapidement les libellés lorsque toutes les lignes concernent la même opération.
Ctrl+S ou F12 permet d’enregistrer la saisie en cours.
Ctrl+D ou F11 permet d’effectuer l’action Valider + suivant.
Activer la numérotation automatique des numéros de pièce
