Saisies

Plusieurs types de saisies sont possibles avec chacune leurs spécificités.

La saisie classique #

Cette page vous permet de saisir vos écritures simplement. Sont également possibles l’utilisation d’écritures types et le copier / coller.

Vous pouvez utiliser l’action  Annuler pour quitter la saisie sans enregistrer. 

L’action Enregistrer n’apparait qu’après la saisie des mouvements. Elle vous permet de finaliser la saisie de l’écriture. C’est à cette occasion que sont appliqués les contrôles de validité et d’intégrité. 

La page comprend trois onglets :

Saisie classique

Sur cet onglet indiquez les informations de l’écriture. Renseignez en premier lieu le journal (via la liste déroulante) et la date de l’écriture. Le numéro de l’écriture est incrémenté automatiquement.

Vous pouvez renseigner la référence de la pièce, le mode de règlement (via la liste déroulante), la date d’échéance (si besoin) et la date de pointage (si une date de pointage est indiquée un P sera présent sur la ligne concernée).

Les données sont à indiquer dans le cadre mouvement à éditer. C’est ici que vous saisissez et pouvez modifier vos lignes comptables.

Vous devez choisir le compte (via la liste déroulante en saisissant les premiers caractères de son numéro ou une partie de son intitulé).

Il vous est possible d’en créer un nouveau par la touche et de voir le détail du compte sélectionné via .

Choisissez ensuite le code de TVA. Si un code par défaut est paramétré, il apparaît automatiquement.

Le code de TVA associé au compte par défaut peut être modifié individuellement (Plan comptable => Comptes) ou massivement. (Plan comptable => Affectation massive).

Renseignez le libellé. Il peut avoir une valeur par défaut suivant votre paramétrage.

Si un axe (et ses valeurs) analytique est créé et que sa saisie est autorisée ou obligatoire, choisissez une valeur pour chaque axe présent.

Vous pouvez être aussi amené à saisir une quantité en rapport avec une unité associée au compte comptable.

Enfin, complétez le montant au débit ou au crédit, renseignez le montant HT pour les mouvements sur comptes de charges (classe 6) ou de produits (classe 7), le montant TTC pour les comptes tiers.

Validez la saisie du mouvement en cliquant sur en bout de ligne ou annuler la saisie du mouvement par .

Pour les écritures de vente ou d’achat, commencez par la saisie du mouvement sur le compte de charges ou de produits.

Le code TVA associé est renseigné automatiquement et le mouvement sur le compte de TVA (445xxx) est proposé automatiquement à la saisie après validation par .

Après validation via du mouvement de TVA, saisissez le mouvement sur le compte tiers (401xxx ou 411xxx), le montant TTC est proposé automatiquement pour produire une écriture équilibrée.

La saisie n’est validée qu’après avoir effectué l’action Enregistrer

Les lignes renseignées sont intégrées sous forme de tableau en dessous. Vous retrouvez le numéro de ligne, différentes actions et les informations préalablement saisies.

Le crayon  vous permet de modifier le mouvement. Il apparaîtra alors dans le cadre mouvement à éditer, pensez à enregistrer pour valider la modification.

Lorsque vos lignes sont saisies, pour apporter des modifications sur les informations saisies dans le cadre information de l’écriture, utilisez le crayon , faites vos modifications (supprimer la date de pointage par exemple) puis enregistrez .

Si vous souhaitez changer la date, après avoir saisi vos lignes, il faudra le faire pour toutes les lignes une à une.

L’icône  duplique le mouvement. La poubelle supprime la ligne.

Lorsque votre écriture est équilibrée, vous pouvez l’enregistrer . Un message d’erreur peut apparaître (sur fond rouge), vous devrez intervenir ou modifier votre écriture pour pouvoir l’enregistrer. Si un message d’avertissement (sur fond jaune) s’affiche, vous devrez à nouveau enregistrer. Sinon vous verrez : – L’écriture a été correctement enregistrée.

Écriture Type

Cet onglet vous permet de saisir une écriture via un masque d’écriture.  Renseignez le journal, la date, le numéro de pièce, le libellé et le tiers (éventuellement). Choisissez le masque d’écriture via la liste déroulante.

Complétez ensuite les montants et cliquez sur  Appliquer.

Vous serez directement redirigé vers l’onglet Saisie classique et la ligne de TVA aura directement été ajoutée pour équilibrer l’écriture. Finalisez par Enregistrer ou  Annuler.

Copier / Coller

Cet onglet permet l’intégration d’une écriture via un Copier / Coller depuis un tableur. Le format à respecter est indiqué au dessus du cadre de copie.

Vous serez directement redirigé vers l’onglet Saisie classique et la ligne de TVA aura directement été ajoutée pour équilibrer l’écriture. Finalisez par Enregistrer ou  Annuler.

La saisie avancée #

Cette saisie est plus intuitive, elle vous permet de saisir vos pièces, vos relevés ou utiliser la saisie manuelle, le copier / coller, un masque d’écriture.

Il comprend trois onglets à gauche :

• Saisie Pièce pour intégrer des factures de vente ou d’achat.
• Saisie Relevé pour intégrer des relevés bancaires.
• Saisie Manuelle pour intégrer des OD, faire un copier / coller, …

Et deux onglets à droite :

• Paramétrage pour accéder aux réglages globaux qui impactent les trois onglets de saisie et trois propres à chaque mode de saisie.
• Aide qui présente les raccourcis clavier pour réaliser plus rapidement une quinzaine d’actions courantes.

Différentes actions sont possibles depuis le bandeau supérieur.

L’action  Manuelle vous conduit directement au troisième onglet.

Masques d’écritures vous permet d’appliquer un masque d’écriture préalablement enregistré.

La liste  Historique vous permet de consulter des écritures précédemment affichées.

Nouveau vous permet de créer un nouveau Compte,une nouvelle Écriture type ou un nouveau Code analytique.

Valider termine une saisie, il peut être remplacé par F12, en cas de problème (écriture non équilibrée par exemple) un message s’affiche

Un message rouge rend la sauvegarde impossible, corrigez et recommencez. Un message jaune vous averti mais ne bloque pas la sauvegarde vérifiez votre saisie et revalidez.

Annuler quitte le travail en cours sans sauvegarde.

Problème avec la saisie avancée #

• Problème

Vous rencontrez un problème lors du chargement ou de l’utilisation de la saisie avancée (ex : la TVA ne se calcule pas automatiquement).

• Solution

Pour résoudre ce problème, voici les étapes à suivre :

1. Lancer la saisie avancée.
2. une fois lancée appuyer simultanément sur la touche CTRL + F5 de votre clavier.

Si cela ne fonctionne toujours pas, voici les étapes à suivre :

1. Fermer votre navigateur
2. Relancer votre navigateur Firefox ou Google Chrome
3. Vider le cache de votre navigateur
   1. Sur Google Chrome :
      • Sur votre ordinateur, ouvrez Chrome.
      • En haut à droite, cliquez sur Plus .
      • Cliquez sur Plus d’outils  Effacer les données de navigation.
      • En haut de la page, choisissez une période. Pour tout supprimer, sélectionnez Toutes les périodes.
      • Cochez les cases face à « Cookies et données de site » et « Images et fichiers en cache ».
      • Cliquez sur Effacer les données.
   2. Sur Firefox :
      • Cliquez sur le bouton de menu  et sélectionnez Paramètres.
      • Sélectionnez dans le menu à gauche Vie privée et sécurité.
      • Dans la section Cookies et données de sites, cliquez sur le bouton Effacer les données…
      • Avec l’option Contenu web en cache cochée, cliquez sur le bouton Effacer
4. Fermer votre navigateur

Saisie Pièce #

Pour augmenter votre efficacité nous vous conseillons d’utiliser la touche Entrée ou Tabulation de votre clavier

Commencez par choisir le journal souhaité.

Renseignez ensuite la Date qui est à saisir au format jour, mois année, sans séparateur. Un message d’information vous indique si la date est incluse dans l’exercice.

Indiquez, ensuite, votre numéro de Pièce.

Si vous désirez obtenir des numéros incrémentés automatiquement, il faut activer le paramètre Numéro de pièce auto qui se trouve sur la page Compta => Paramétrage => Journaux

Pour le champ Tiers, saisissez les premières lettres du nom du tiers. La liste déroulante fait apparaitre les libellés correspondants en haut de liste, choisissez celui qui vous convient.

Si le compte n’existe pas, vous pouvez le créer via ou F8. 

Vous devrez saisir son nom et le compte correspondant sera créé automatiquement.

Pour un journal d’achats, il s’agira d’un compte 401. De la même manière, pour un journal de ventes, un compte 411 sera créé. Par défaut, les comptes créés seront lettrables. Vous pouvez modifier cet aspect avec le commutateur.

Si des unités spécifiques ont été créées, vous pourrez choisir une unité à saisir. De la même manière, si des axes analytiques ont été créés, vous pourrez choisir de rendre le choix d’une valeur obligatoire.

Terminez par Sauvegarder ou annulez.

La saisie commence par la saisie du montant HT. Saisissez le début du libellé du compte ou son de son numéro (racine 6 ou 7) et sélectionnez-le dans la liste déroulante. Si le paramétrage du compte comptable le permet, le code et le compte de TVA correspondants sont indiqués automatiquement.

A titre informatif, le solde du compte apparait.

Saisissez un libellé ou utilisez CRTL E ou * pour reprendre l’intitulé du compte. Il est également possible d’activer Recopie automatique du libellé du tiers sur l’onglet paramétrage.

Indiquez ensuite les valeurs relatives à l’unité et aux axes analytiques si leur saisie est possible ou obligatoire.

Si la saisie d’unité ou d’une valeur analytique est obligatoire, vous ne pourrez pas valider votre écriture si les champs ne sont pas renseignés.

Saisissez le montant du HT. Appuyez sur Entrée ou Tabulation.

Par défaut, la case  calcul automatique est cochée. Les montants de la TVA et TTC se calculent alors automatiquement.

Cela n’est pas possible s’il s’agit d’un compte ayant une TVA taux confondu. Ce sera alors à vous de faire la saisie du montant de la TVA. Appuyez sur Entrée ou Tabulation pour que le montant TTC se calcule.

Vous pouvez générer une écriture type à partir de la saisie en cours. C’est à dire affecter à un compte tiers automatiquement un compte de charge ou de produit. Appuyez sur Nouveau, puis choisissez Écriture type.

En complément des écritures types compta.com vous propose en premier lieu, les comptes les plus souvent utilisés pour votre compte tiers. Terminez la saisie par le bouton  Valider ou appuyez sur F12 ou CTRL S.

Masque d’écriture #

Choisissez un journal et un tiers

Utilisez l’action Masques d’écritures ou CTRL B. Elle ouvre une fenêtre vous permettant de choisir l’un des masques d’écriture préalablement enregistrés.

S’affichent ensuite les éléments à renseigner : le libellé, la date (si vous ne l’avez pas saisie avant), la référence de la pièce et les montants associés à chaque compte pré-paramétré.

Terminez par Sauvegarder ou annulez. Vous serez redirigés vers la saisie de pièce.

Vérifiez l’écriture puis utilisez  Valider.

Saisie Relevé #

En saisie des relevés, le journal de banque est proposé par défaut, si vous en avez plusieurs, vérifiez que vous êtes sur le journal souhaité.

Pour chaque compte bancaire est associé un compte comptable et un journal spécifique.

Le mois et l’année sont renseignés par défaut mais restent modifiables.

La saisie d’une pièce est possible. Choisissez, le cas échéant, une devise.

Saisissez le jour puis tapez les premiers chiffres du compte comptable ou une partie des lettres composant son nom. Choisissez le compte souhaité parmi ceux proposés, vérifiez ou saisissez le code de TVA.

Passez à la pièce puis au libellé. Tapez * pour récupérer le libellé courant. Indiquez éventuellement les valeurs analytiques et la quantité.

Enfin, saisissez le montant.

Si vous indiquez le montant TTC, appuyez sur CTRL  R ainsi les montants HT et de TVA sont calculés à partir de cette valeur.

Il n’est pas nécessaire de saisir la contrepartie dans le compte 512… correspondant, Compta.com va la générer automatiquement pour chaque opération dans le respect de la norme FEC.

En haut à droite, s’affichent les informations du relevé qui se constitue : total débit, total crédit, solde.

Terminez la saisie par le bouton  Valider ou appuyer sur F12.

Saisie Manuelle #

Saisie manuelle

Utilisez cette interface pour enregistrer notamment des opérations diverses, car il n’existe pas ici d’écriture type.

Choisissez le journal. Saisissez la date (sans séparateur), passez au compte tapez les premiers chiffres ou lettres du compte. Vérifiez le code de TVA.

Renseignez ensuite la pièce, le libellé. Tapez * pour récupérer le libellé courant. Le cas échéant, remplissez les valeurs analytiques et la quantité.

Saisissez le montant (si vous indiquer le montant en TTC, appuyer sur CTRL R pour faire calculer le HT à partir de cette valeur).

En haut à droite, s’affichent les informations du total qui se constitue : total débit, total crédit et écart.

Terminez la saisie par le bouton  Valider ou appuyer sur F12.

Copier / Coller

Pour accéder à ce type de saisie, tapez CTRL O. Une fenêtre s’affiche, vous permettant d’y intégrer votre écriture copiée depuis un tableur. Le format est similaire à celui attendu en saisie classique : date comptable (JJ/MM/AA)  / compte / libellé / débit / crédit. Chaque champ est séparé par une tabulation.

Collez vos lignes (CRTL V) puis utilisez Sauvegarder ou annulez.

Le détail des lignes s’affiche, vérifiez-les, complétez éventuellement les valeurs analytiques puis enregistrez l’écriture avec  Valider ou F12.

Paramétrage

Dans les paramètres globaux (communs aux trois onglets de saisie), la liste déroulante Type de saisie permet d’afficher la TVA de deux façons.

Si vous choisissez Détaillé, la TVA s’affiche sous la ligne du HT. Avec le type Compact la TVA s’affiche en colonne.

Si vous activez Bloque la saisie sur les champs obligatoires, Compta.com vous empêchera de passer au champ suivant tant que le champ obligatoire n’est pas renseigné.

Si vous souhaitez pouvoir modifier la date d’échéance en cours de saisie, activez Afficher la date d’échéance.

Si vous utilisez des devises étrangères, l’option Afficher le convertisseur en devises étrangères ajoutera une liste déroulante de choix de devise. Compta.com utilisera le taux de change en vigueur au moment de l’établissement de la pièce, et recalculera le montant en euros.

En cas de très nombreux comptes comptables, vous pouvez activer Recherche avec au minimum 2 caractères pour les tiers et 3 caractères pour les comptes. La liste déroulante ne sera donc affichée qu’après que vous ayez saisi le nombre minimal de caractères.

Si vous utilisez plus de 2000 comptes comptables, cette option de recherche sera obligatoire.

Pour la Saisie Manuelle uniquement, vous pourriez utiliser Sauvegarde automatique dès l’équilibre. Si elle est activée, l’écriture sera sauvegardée dès que son solde sera à 0.

Pour la Saisie Relevé uniquement, les options suivantes sont possibles :

• Pointer l’écriture de banque à son enregistrement, elle permet de mettre automatiquement la date de pointage lors de l’enregistrement de l’écriture,
• Recopier le libellé, elle permet de choisir dans la liste déroulante si le libellé doit être recopié
  • Sur la ligne suivante, le libellé de la ligne précédente est repris,
  • Du compte, le libellé du compte est utilisé
  • ou Non,
• Recopier la pièce sur la ligne suivante, elle permet de reprendre le numéro de pièce sur la ligne suivante,
• Afficher la colonne cumul, elle permet d’avoir à l’écran une colonne de cumul.
  

Pour la Saisie Manuelle uniquement, l’option Recopie automatique du libellé du tiers permet d’éviter de ressaisir le nom du tiers (ex le fournisseur) à chaque fois.

Aide

Les raccourcis clavier sont les suivants :

Raccourci	Action
F1	Affiche l’aide
F8	Permet de créer un nouveau compte (et une nouvelle fiche tiers si besoin)
F12 ou CTRL S	Sauvegarde votre écriture
CTRL +	Ajoute une ligne
CTRL –	Supprime une ligne
F6	Copie le libellé de la ligne actuelle sur toutes les lignes
CTRL E ou * dans la colonne libellé	Recopie l’intitulé du compte dans le libellé de la ligne
CTRL Y	Copie le champ de la ligne précédente
CTRL O	Copier / Coller
CTRL R	Calcule le HT à partir du montant TTC indiqué sur la ligne en cours
CTRL H	Calcule la TVA en fonction du code ou du taux indiqué
CTRL ←, ↑, →,  ↓	Permet de se déplacer d’une case à une autre
F9 ou CTRL G	Emmène sur la consultation du grand livre du compte actif pour l’exercice choisi
CTRL B	Applique un masque d’écriture
CTRL I	Inverse les montants
CTRL M	Transfère l’écriture courante vers la saisie manuelle

Scan + saisie #

Cette fonction vous permet de saisir vos écritures comptables à partir de documents numérisés.

L’écran d’accueil présente la liste des pièces numérisées en attente de saisie en écriture comptable. Elles sont, par défaut, triées de la plus récente à la plus ancienne (les en-têtes de colonnes permettent classiquement le tri par l’usage des boutons et ).

Dans la première colonne du tableau récapitulatif , vous retrouvez les icônes suivants :

Icône	Description
	La pièce est disponible pour comptabilisation, cliquez sur l’icône pour accéder à la comptabilisation.
	La pièce est en cours de saisie par vous-même, elle est « verrouillée », elle ne peut pas être traitée par un autre utilisateur.
	La pièce est en cours de saisie par un autre utilisateur, elle lui est « réservée », vous pouvez simplement visualiser la pièce, sans possibilité de modification.Il est toutefois possible d’accéder à un document réservé, en cochant la case en bout de ligne  et en utilisant  Actions supplémentaires puis Libérer. C’est donc à nouveau le dossier  qui apparaît. Cela nécessite le droit administrateur workflow.
	Cette liste contient 3 actions :Voir l’historique : Ouvre une fenêtre listant les étapes franchies. Classer : Ouvre une fenêtre permettant de classer la pièce dans le répertoire de votre choix du module Document sans générer d’écriture comptable.Dupliquer : Duplique la pièce (l’image et le nom du document)

Vous retrouvez ensuite l’étape, c’est la situation de la pièce dans le processus de comptabilisation. La colonne dossier indique le numéro de pièce. Le titre reprend le numéro de facture fournisseur en cas d’achat et le montant HT.

La colonne émetteur indique le nom prénom de l’utilisateur ayant transmis (scanné ou envoyé) la pièce numérisée.

Vous retrouvez ensuite le tiers et le montant HT de la facture si ceux-ci ont été identifiés à l’occasion de la numérisation du document ou de la saisie de l’écriture (cas d’une écriture enregistrée et non validée).

La colonne depuis indique la date de mise à disposition de la pièce numérisée.

Enfin, la case à cocher en bout de ligne, permet de choisir en cliquant  les lignes auxquelles imputer l’action choisie par Actions supplémentaires. Vous pouvez soit libérer le document, c’est à dire le rendre à nouveau disponible pour tous les utilisateurs, soit le supprimer, cela nécessitera la saisie d’un commentaire pour indiquer la raison de sa suppression.

Via Actions supplémentaires, vous pouvez également :

• Envoyer une facture par e-mail permet d’intégrer un ou plusieurs documents transmis en pièce jointe d’un mail.
• Définir l’email pour l’envoi des factures vous permet de choisir l’adresse mail à laquelle les documents seront envoyés.
• Fusionner les documents vous permet de fusionner plusieurs documents sélectionnées
• Classer les documents vous permet de classer les pièces sélectionnées dans le répertoire de votre choix du module Document sans générer d’écriture comptable.

Depuis le bandeau supérieur, sont aussi possibles les actions :

• Nouveau pour intégrer directement une ou plusieurs pièces
• Rechercher pour trouver une ou plusieurs pièce selon la période, le tiers; le statut (en cours, terminé ou annulé), …
• Actualiser pour mettre à jour l’affichage

Historique – 12 mois

Cet onglet permet à l’utilisateur de visualiser les pièces qu’il a lui-même déposé. Si l’utilisateur à le rôle Comptabilise les pièces, il peut voir les pièces déposées par les autres utilisateurs.

Saisie de la caisse #

Le suivi de la caisse est possible ici de façon journalière ou mensuelle.

Pour utiliser la caisse en ligne, il faut avoir préalablement paramétré un journal et les comptes de produits et comptes financiers visibles en caisse.

Il existe deux méthodes pour saisir la caisse :

La caisse journalière

Vous pouvez donc ici saisir au jour le jour les mouvements d’entrée et de sortie de caisse.

Choisissez le journal de caisse sur lequel vous souhaitez imputer les écritures via Choix de la caisse.

Choisissez ensuite le jour souhaité soit en saisissant la date soit en naviguant via les différentes icônes.

Vous ne pouvez vous déplacer que sur des dates incluses dans l’exercice ouvert.

Les flèches et vous permettent de naviguer d’une journée à l’autre. Et celles et entraînent un déplacement de semaine en semaine.

Vous ne pouvez pas saisir dans le futur. Les champs sont grisés et un message d’erreur vous indique que vous avez dépassé la date du jour.

L’icône vous replace à la date du jour. Enfin, l’action vous ramène à la dernière date saisie.

La date d’enregistrement est la date du jour où la saisie est faite.

Les entrées et les sorties sont séparées. Pour les entrées, indiquez soit les montants HT soit les TTC. Les autres montants seront ajustés en fonction. Pour les sorties, saisissez les montants TTC.

Terminez la saisie par Enregistrer.

Vous pourrez Imprimer un ticket pour la journée et ajouter un note  pour les entrées et / ou les sorties.

Les soldes précédent et de fin de journée sont incrémentés automatiquement.

Toutes les écritures de caisse enregistrées apparaissent lorsque vous consultez la journée en question. Si les valeurs ne s’affichent pas, soit elles n’ont pas été saisies soit un problème empêche leur traitement (doublon en comptabilité par exemple).

La caisse mensuelle

Le choix du journal de caisse est similaire, choisissez-le dans la liste proposée pour le choix de la caisse.

Choisissez le mois via la liste déroulante ou naviguez avec les icônes et .

Indiquez les sommes journalières en TTC dans les cases correspondantes.

La première colonne reprend les jours du mois en cours. La seconde présente le solde précédent et la dernière, le solde du jour.

Les colonnes divers reprennent des valeurs saisies sur le journal de caisse par un autre biais que la saisie de la caisse.

Vous retrouvez aussi les colonnes Total entrées et sorties. Les autres colonnes correspondent aux comptes d’entrée et de sortie de caisse paramétrés.

Les nombres décimaux peuvent être séparés par des points ou des virgules.

Utilisez les touches entrée ou tabulation pour naviguer d’une cellule à l’autre. Tous les montants sont ajustés directement.

Toutes les cellules non mouvementées doivent être à zéro. S’il manque un zéro ou s’il y a un point dans une cellule, vous ne pourrez pas enregistrer.

Terminez par  Enregistrer ou annulez .

Vous pouvez si besoin  Télécharger un fichier contenant les données du tableau affiché au format CSV

Caisse / Paramétrage

Pour utiliser la caisse en ligne, vous devez avoir préalablement paramétré un compte, un journal de caisse et les comptes de produits et financiers visibles en caisse.

Compte de caisse

Vous pouvez gérer une ou plusieurs caisse via votre dossier compta.com. Le fonctionnement est similaire à celui des comptes bancaires.

une caisse = un compte de caisse (racine 53) = un journal de caisse

Vous devez donc créer un compte de racine 53. Pour cela, rendez-vous à la page Compta => Plan comptable => Comptes. Puis créez le compte via Nouveau.

Ensuite créez le journal qui lui sera associé.

Vous pouvez aussi directement créer le compte de caisse depuis l’écran de création du journal.

Journal de caisse

Rendez-vous sur la page Compta => Paramétrage => Journaux. Créez un journal de type caisse en ligne via Nouveau.

Choisissez un code et un nom pour le journal. Le type est donc caisse en ligne. Le compte associé sera le compte comptable de caisse préalablement créé.

Ensuite, vous devrez paramétrer les comptes qui seront visibles sur la caisse.

Comptes

Comptes de produits

Retournez à la page Compta => Plan comptable => Comptes sur l’onglet 7- Produits. Choisissez les comptes de produits (classe 7) qui devront être visibles en caisse.

Les comptes dépendent de vos besoins selon votre secteur d’activité. Pour chaque compte concerné, utilisez le crayon pour accéder à son paramétrage.

Descendez jusqu’au cadre Paramétrage de la caisse et cochez  Visible sur la caisse. Apparaît alors le choix entre une présence en entrée ou en sortie de caisse. Pour les comptes de produits, cochez En entrée . Renseignez, enfin, le Libellé en entrée.Il s’agit de la façon dont le compte sera nommé sur le tableau de saisie de la caisse.

Vous pouvez également en profiter pour cocher  Visible sur le module Écart de caisse. Cela permettra de pointer d’éventuels écarts sur la saisie de la caisse et d’en demander la raison. Cette option est réservée aux collaborateurs des cabinets comptables.

Terminez par Enregistrer.

Un code de TVA doit être renseigné pour chaque compte. Cela permettra le calcul automatique des montants.

Comptes financiers

Allez jusqu’au cadre Paramétrage de la caisse et cochez Visible sur la caisse. Pour les comptes financiers, cochez En sortie . Renseignez, enfin, le Libellé en sortie.

Cochez éventuellement également   Visible sur le module Écart de caisse.

De la même manière, paramétrez les comptes financiers (de classe 58) qui devront être visibles en caisse. Rendez-vous sur l’onglet 5- Financiers et utilisez le crayon  pour chaque compte concerné.

Terminez par Enregistrer.

Le comptes paramétrés ainsi apparaissent pour tous les journaux de type caisse en ligne. Rendez-vous ensuite sur la saisie de la caisse.

La page Compta => Plan comptable => Comptes comprend un onglet Caisse. Vous pouvez y consulter tous les comptes visibles sur la caisse.

Erreur : Il y a une ou plusieurs écritures pour ce jour en entrée et/ou sortie de caisse

• Problème

Le module de caisse ne peut afficher qu’une seule écriture par jour, s’il y a plusieurs écritures en entrée ou en sortie le message d’erreur suivant est affiché « Il y a une ou plusieurs écritures pour ce jour en entrée et/ou sortie de caisse ».

• Solution

Il est nécessaire de supprimer la ou les écritures supplémentaires sur la journée en question.

Etape 1 : Modifier le type du journal pour pouvoir supprimer la ou les écritures

1. Aller dans Compta > Paramétrage > Journaux.
2. Modifier le type du journal de caisse en type « Opérations diverses ».

Etape 2 : Supprimer la ou les écritures

1. Aller dans Compta > Journaux > Ouvrir le journal de caisse > Consulter la journée en question.
2. Supprimer les écritures supplémentaires, il doit y avoir qu’une seule écriture en entrée et qu’une seule écriture en sortie.

Etape 3 : Rétablir le paramètre du journal

1. Aller dans Compta > Paramétrage > Journaux.
2. Modifier le type du journal de caisse en type « Caisse en ligne ».

La saisie d’écritures périodiques #

Cette page permet de saisir et gérer les écritures périodiques en fonction de plusieurs paramètres : écriture de compte à compte ou entière, à déclenchement automatique ou manuel, à périodicité multiple….

La page d’accueil donne la liste des écritures périodiques enregistrées auparavant. Un filtre permet d’afficher les écritures périodiques d’un seul journal ou de tous les journaux.

La liste des écritures périodiques est caractérisée par le libellé de l’écriture, son journal, son caractère automatique (ou non, en fonction de l’activation de la boite à cocher) et sa date d’échéance. Cette liste peut être triée par un de ces critères en cliquant sur l’entête de colonne.

Les icônes des boutons en début de chaque ligne du tableau ont la fonction suivante :

: affichage pour consultation de l’écriture périodique. L’écran qui s’affiche permet de passer l’écriture après vérification de son contenu (bouton bleu « passer l’écriture » en haut à droite). Cette option est utile pour la gestion des écritures périodiques à exécution manuelle (vois plus bas).

: modification de l’écriture périodique (voir ci-dessous « nouvelle écriture périodique »).

: suppression de l’écriture périodique correspondante.

Le bouton Nouveau, en haut à droit, permet de créer une nouvelle écriture périodique grâce à l’ouverture de la page.

Un premier cadre intitulé « Définition » permet de saisir :

• Le libellé de l’écriture
• Le journal concerné par l’écriture
• La première échéance de cette écriture périodique ; le bouton  affiche le calendrier pour faciliter la saisie de la date.
• La périodicité de l’écriture ; une liste déroulante donne le choix de nombreuses périodes allant de quotidienne à annuelle.
• Le type d’écriture : de compte à compte ou écriture complète (voir plus bas).
• Le mode d’exécution : automatique ou manuelle. Dans le cas d’une exécution automatique, un nouveau cadre apparaît pour choisir soit une date de fin de l’exécution d’écriture périodique , soit un nombre de répétitions avant la fin de la fin d’exécution. Pour une exécution manuelle, quand l’écriture sera définie, passer par l’écran d’accueil et utiliser les filtres pour afficher et exécuter les écritures souhaitées.

Le second cadre, intitulé « Ecriture périodique », permet de saisir les éléments de l’écriture. Deux cas sont possibles :

• Ecriture complète : saisir autant de lignes que nécessaire pour décrire l’écriture complète : numéro de compte, code TVA, libellé de l’écriture, montant au débit ou au crédit, et éventuellement la valeur analytique. Pour ajouter une ligne il suffit de cliquer sur le bouton « + » situé en bout de ligne. Le signe « – » permet de supprimer la ligne.
• Ecriture compte à compte : saisir le compte à débiter dans la liste déroulante, le compte à créditer de même et le montant concerné.

Pour sauvegarder l’écriture périodique, cliquer sur le bouton bleu, en haut à droite, « Enregistrer ». Si l’écriture est correcte, l’écran d’accueil s’affiche et l’écriture apparaît dans la liste (attention au filtre d’affichage). Si l’écriture contient une ou plusieurs erreurs, un message d’erreur apparaît, invitant à la corriger avant enregistrement.

Rapport d’enregistrement des écritures périodiques

En cas d’erreur lors de la génération de l’écriture périodique, un email est envoyé à l’utilisateur qui a créé l’écriture périodique dont l’objet est « Rapport d’enregistrement des écritures périodiques ».
L’origine être souvent liée à l’absence d’un exercice.

En cas d’erreur, pour relancer la création de l’écriture, il est nécessaire de cliquer sur le bouton puis de « Passer l’écriture »

• la saisie de déclaration de TVA

Cette fonctionnalité est en cours de développement. Elle constitue une aide à la réalisation des déclarations.