La page « Répertoires », vous présente la liste des dossiers parents et le nombre de documents présents. Utilisez les flèches pour afficher le détail des dossiers enfants
Une fois positionné sur le dossier voulu, les fichiers présents sont listés sur la droite de l’écran. Avec le crayon , vous pouvez modifier les caractéristiques d’un document :
- le répertoire, utilisez la coche ,
- le nom,
- le type
- le fichier lui-même (avec Parcourir)
- ainsi que les montants TTC, HT, la devise, …
Ajoutez ou enlevez autant d’informations que vous le souhaitez.
Terminez par Enregistrer ou Annuler.
Vous pouvez également utiliser la poubelle pour supprimer un document et l’œil afin de le visualiser.
Vous pouvez à tout moment rajouter des documents dans un répertoire en cliquant sur nouveau document ou numériser
Cependant, vous ne pourrez pas effectuer cette manipulation avec le répertoire « Pièces comptables ». Ce répertoire reprend automatiquement tous les documents traités dans les modules suivants :
- Scan + saisie > Saisie validées
- Social > Note de frais validées
- Facturation > Facture validées
Gestion des répertoires #
Il est possible de déplacer massivement tous les documents d’un répertoire vers un autre. Pour cela, utilisez Migration répertoire pièces comptables.
Vous pouvez également ajouter un Nouveau répertoire. Choisissez son dossier parent avec la coche et renseignez son nom puis enregistrez ou annulez. La remise à zéro du choix du répertoire se fait par un clic sur
Par Actions supplémentaires vous pouvez modifier ou supprimer un répertoire existant mais également imprimer ou télécharger tous les fichiers qu’il contient.
Répertoire pièces comptables #
Attention : Ce répertoire ne permet pas la suppression ni le déplacement des pièces qui s’y trouvent.
Répertoire révision cabinet #
Attention : Ce répertoire n’est disponible que pour les utilisateurs ayant les accès à la révision (paramétrage utilisateur)
Gestion des documents #
Il existe ensuite trois façons de déposer un document.
- Si le document est déjà numérisé :
- vous pouvez alors l’intégrer par le bouton Nouveau document, choisissez le répertoire par , indiquez le nom du document, puis sélectionnez son type dans la liste déroulante, désignez enfin le fichier par le bouton Parcourir,
- vous pouvez opter pour un glissez – déposez ou même cliquer directement sur cette zone, choisissez votre fichier.
De cette manière, il est possible d’intégrer plusieurs documents simultanément.
- Si le document est au format papier, utilisez Numériser,
Si vous avez choisi un type de document, il est alors possible de l’indexer (pour une recherche plus rapide) grâce à la liste déroulante, précisez ensuite la valeur de l’index.
Il est possible d’ajouter un autre critère ou de le supprimer.
Recherche d’un document #
Sur cette page, il est possible de faire une recherche détaillée sur un document ou une famille de documents.
Vous pouvez rechercher sur une partie du nom du document, sur son type : une liste déroulante vous propose les types possibles. Il vous est possible de concentrer la recherche sur un répertoire en particulier par la coche . L’arborescence de vos répertoires vous est proposée.
Une fois le répertoire choisi, vous pouvez choisir d’inclure les sous répertoires via la case à cocher .
La recherche est possible sur un champ en particulier, par exemple une pièce postérieure à une date donnée. Il existe 5 opérateurs possibles (<, <=, =, >=, >) à vous de saisir la valeur de comparaison. Plusieurs critères peuvent être ajoutés grâce au bouton , un critère peut être supprimé par le bouton .
La liste des champs est vide si aucun répertoire n’est choisi, ou si le répertoire choisi ne contient aucun document.
La recherche est déclenchée par Appliquer, la remise à zéro des critères de recherche se fait à l’aide d’ Initialiser.
Lorsqu’une recherche a abouti une liste de documents apparait. Cliquez sur en face d’ un document pour le visualiser.
Télécharger vous permet de récupérer un dossier compressé comprenant les documents listés.