Production comptable #
Cet écran vous permet de suivre l’activité de saisie des écritures comptables pour l’exercice en cours.
Les données sont présentées sous forme de tableau dont les colonnes sont les mois de l’exercice, et les valeurs indiquent le nombre d’écritures comptables passées.
Trois options sont possibles pour l’affichage :
- par journal : la liste des journaux existants s’affiche dans la colonne de gauche pour former le tableau de données.
- par date comptable : la liste des utilisateurs ayant saisi des données s’affiche dans la colonne de gauche.
- par date de saisie : la présentation est identique au tableau par date comptable, la date de référence étant la date de saisie et non la date comptable de l’écriture.
L’action Télécharger vous permet de récupérer les données au format tableur.
Les données sont affichées pour l’exercice sur lequel vous vous situez. Pour voir un autre exercice, vous devez changer d’exercice.
Analyse de compte #
Elle vous permet d’obtenir une analyse de compte, sous forme de fichier tableur uniquement, suivant plusieurs paramètres.
Indiquez, tout d’abord, la date de début et la date de fin de la période souhaitée. Elles doivent être incluses dans l’exercice en cours.
Saisissez, ensuite, la ou les racines des comptes souhaités dans le champ Filtre de compte. Elles doivent être séparées par des points virgules ( ; ). Si le champ est laissé vide, tous les comptes de charges apparaîtront.
Vous avez la possibilité de choisir un type de filtre à appliquer sur un tiers ou sur un type de tiers, en utilisant le commutateur :
- Sur un tiers : la liste des tiers apparaît en cliquant sur la coche en bout de ligne.
Vous pouvez affiner votre sélection en utilisant les filtres : par type de tiers, par le classement ou en recherchant par une partie des caractères constituant le nom du tiers ou l’intitulé du compte comptable.
Validez la sélection d’un tiers en cliquant sur la case cochée devant le nom du tiers. Si aucun tiers n’est choisi, la totalité des tiers sera présente dans le tableau téléchargé. Si vous ne voulez pas sélectionner un tiers, vous pouvez refermer la fenêtre avec Annuler.
Si vous vous êtes trompé de tiers, recliquez sur la coche ou initialisez
Le tableau de sélection d’un tiers vous indique l’intitulé et le numéro du compte, le type (client, fournisseur, divers,…) et les informations de la fiche tiers. Placez votre souris sur l’icône et vous verrez en infobulle : le numéro de compte bancaire, le numéro de compte comptable, les conditions de paiement, la devise, le mode de règlement, le taux d’escompte, les numéros de téléphone et de fax et l’adresse.
- Sur un type de tiers : choisissez un type dans la liste déroulante.
Lorsque vous avez complété tous les champs, lancez la génération du fichier avec Télécharger.
Le tableau reçu, consultable avec les tableurs du marché (Microsoft Excel, Open Office…) présente le solde des comptes pour le ou les tiers choisis.
Rapport comptable #
Cette page permet au comptable d’envoyer au client un rapport complet sur l’état d’avancement de son dossier après avoir ajouté un commentaire. Vérifiez l’adresse mail du destinataire, ajoutez votre commentaire puis cliquez sur
Envoyer.
Le destinataire recevra un mail détaillé pour chaque exercice en cours.En premier lieu, le mail comprend un tableau récapitulatif des lignes comptables.
Il est suivi par votre commentaire puis par plusieurs graphiques indicatifs ( évolution du chiffre d’affaires, EBE). Les balances clients / fournisseurs sont également disponibles en pièce jointe.
Écarts de caisse #
La page d’écarts de caisse permet à la personne en charge de la comptabilité de demander un justificatif pour tous les comptes de sortie de caisse sur lesquels un écart est constaté.
L’accès à ce module est réservé aux collaborateurs comptables.
Côté comptable #
Pour chaque compte de racine 58, la personne en charge de la comptabilité pourra choisir les mouvements non lettrés et les sélectionner via le . Le Montant de l’écart s’incrémente automatiquement.
Il faudra ensuite cliquer sur Demander un justificatif. Les mouvements seront masqués en attente de la justification. Ils seront visualisables en mettant afficher pour le champ Justificatif déjà demandé.
Pour tous les comptes de sortie de caisse, il faut cocher toutes les lignes nécessitant une précision et cliquer pour chaque compte sur Demander un justificatif.
Le fait de cliquer sur Demander un justificatif n’envoie aucune demande par de mail.
Finalisez l’envoi avec Envoyer la demande. Cela ouvre une fenêtre vous permettant de personnaliser le mail qui sera adressé.
Cette dernière étape est indispensable pour finaliser la demande. Si vous sortez de la page sans avoir envoyé la demande, les justificatifs demandés ne seront pas sauvegardés.
Côté client #
Le destinataire désigné recevra donc un mail. Il devra cliquer sur le lien présent dans le corps du message. Aucune identification ne sera nécessaire.
Il pourra ainsi choisir parmi les propositions sous forme de liste déroulante pour justifier toutes les lignes d’écarts constatés. Les propositions correspondent aux intitulés paramétrés pour les comptes comptables renseignés comme visibles.
Pour qu’un compte soit visible ici, il est nécessaire d’avoir préalablement avoir coché visible sur le module écart de caisse dans le paramétrage du compte.
Le détail des mouvements reprend le type d’opération et son origine :
- Opération sur le relevé bancaire pour toutes les lignes provenant d’un journal de type trésorerie
- Opération sur la caisse pour toutes les lignes provenant d’un journal de type caisse en ligne
Seront également présents, la date et le montant signé. Ensuite, apparaît le montant de l’écart constaté. La dernière colonne permet le choix du compte qui sera utilisé pour justifier l’écart de solde.
Lorsqu’un compte a été choisi pour chaque écart demandé, le destinataire pourra Justifier les écarts. Cette action générera une écriture comptable qui équilibrera les mouvements. Le lettrage sera également réalisé simultanément.
Le journal qui sera utilisé pour cette écriture d’équilibrage est celui qui sert à la régularisation du lettrage. Il est paramétrable sur l’onglet Compta du paramétrage du dossier.
Les lignes seront lettrées, elles n’apparaitront donc plus dans les écarts de caisse.
Rapport comptes d’attente #
Cette page permet au comptable d’envoyer au client un mail contenant le détail des mouvements mis en compte d’attente.
Le tableau présent en bas de page liste tous les mouvements présents en attente. Afin d’envoyer un mail demandant les renseignements attendus, sélectionnez les mouvements pour lesquels vous attendez une information.
Les mouvements restent affichés tant qu’il ne sont pas traités. Vous pouvez renvoyer une demande pour des mouvements toujours en attente.
Vérifiez ensuite l’adresse mail du ou des destinataires et personnalisez le corps du message si vous le souhaitez. Terminez par Envoyer.
Vous pouvez sélectionner les comptes comptables pour lesquels vous souhaitez voir les mouvements en les déplaçant de la colonne comptes disponibles à celle comptes sélectionnés à l’aide des flèches ou en les sélectionnant par glisser-déposer.
Enfin, la case à cocher Afficher les mouvements de tous les exercices ouverts, vous permet si elle est cochée d’afficher les mouvements des deux exercices en cours. Sinon, seuls les mouvements de l’exercice sur lequel vous vous trouvez sont proposés.
Lorsque les mouvements sont mis en compte d’attente, pendant la comptabilisation des relevés bancaires, une raison peut être sélectionnée parmi la liste déroulante et un message peut être renseigné. Ce message peut être consulté en cliquant sur la note en bout de ligne. Il vous est également possible de le modifier avant l’envoi. Ce message est présent sous chaque ligne pour laquelle une information a été demandée.
Le ou les destinataires reçoivent un mail avec un tableau à compléter sous cette forme.
