Comment ça fonctionne ? #
Lorsque vous saisissez une facture dans Scan + saisie, celle-ci est comptabilisée puis envoyée en validation auprès d’un ou plusieurs valideurs suivant le paramétrage de votre dossier.
Quels sont les avantages ? #
Gagnez du temps en supprimant votre parapheur.
Structurez votre organisation, obtenez les validations des toutes les parties prenantes (comptable, responsable de service, trésorier, dirigeant).
Sécurisez vos paiements et évitez les arnaques, seules les factures validées sont payées.
Suivez facilement les différentes étapes de la comptabilisation au règlement de la facture.
Pour qui ? #
✔ Organisation multi-sites : centralisez vos factures en un seul endroit et contrôlez la validation.
✔ Organisation multi-services : faites contrôler et valider chaque facture par le service concerné avant la mise en paiement.
✔ Association : répartissez les rôles, la personne qui comptabilise n’est pas la même personne qui valide et qui règle les factures.
Validation d’une facture #
Consulter la liste des factures à valider
Une fois la facture comptabilisée, elle est envoyée pour validation auprès d’un utilisateur.
Pour consulter la listes des factures à valider, l’utilisateur doit aller dans Compta > Saisie > Scan + Saisie.
La liste des factures se présente de cette manière :
- Le bouton permet d’ouvrir une facture pour effectuer différentes actions décrites ci-dessous.
- Le bouton permet de visualiser la facture sans quitter la liste.
Dans la colonne étape, plusieurs étapes sont possibles :
| Etape | Description |
|---|---|
| Comptabilisation | La facture est en attente de comptabilisation. Cette étape est disponible uniquement pour les utilisateurs qui ont le rôle « Comptabilise les pièces ». |
| Validation | La facture est en attente de votre validation. |
| Infos complémentaires | La facture vous a été adressée dans le cadre d’une demande d’informations complémentaires. |
| Litige | Vous avez marqué la facture comme étant en litige. |
Ouvrir une facture
Pour ouvrir une facture, il faut cliquer sur le bouton .
Traiter une facture
Les actions possibles
| Actions | Description |
|---|---|
| Valider une facture | Pour valider une facture il suffit de cliquer sur le bouton Valider ou Valider + suivant (cela ouvrira automatiquement la prochaine facture à valider). Après la validation, la facture sera soit envoyée auprès d’un autre valideur soit validée définitivement. Dans le cas d’une validation définitive, la facture passe de l’étape « Validation » à l’étape « Terminé » . |
| Renvoyer en saisie | Pour renvoyer une facture en saisie, il faut ajouter un commentaire dans l’onglet Commentaire puis cliquer sur sur Renvoyer en saisie.Cette action permet de retourner la facture à l’utilisateur en charge de sa comptabilisation pour qu’il puisse modifier l’écriture comptable ou supprimer définitivement la facture. L’écriture comptable sera alors supprimée ou annulée par une autre écriture si besoin et la facture passera de l’étape « Validation » à l’étape « Comptabilisation ».Par la suite, si la facture est supprimée par l’utilisateur en charge de sa comptabilisation, la facture passera de l’étape « Comptabilisation » à l’étape « Annulé ». |
| Mettre la facture en litige | Pour mettre une facture en litige, il faut cliquer sur Actions supplémentaires > Mettre en litige.Cette action permet de marquer un litige sur une facture. La facture va rester dans la liste des factures à valider par l’utilisateur mais son étape va passer de « Validation » à « Litige ». Il est ainsi plus facile d’identifier les factures en litige avec un fournisseur.La valideur pourra ensuite refaire passer la facture de l’étape « Litige » à l’étape « Validation » afin de la valider ou de la refuser. Pour cela, il devra cliquer sur le bouton , ajouter un commentaire dans l’onglet Commentaire avant de cliquer sur Valider. |
| Faire une demande d’informations | Pour faire une demande d’informations, il faut cliquer sur Actions supplémentaires > Informations supplémentaires.Cette action permet d’envoyer la facture auprès d’un autre utilisateur du dossier que l’on va appeler destinataire afin d’avoir des informations complémentaires. Lors d’une demande d’informations, l’utilisateur peut ajouter un commentaire à l’attention du destinataire de cette demande. L’ajout de ce commentaire est fortement conseillé.La facture va alors apparaitre dans la liste des factures à valider du destinataire et passer de l’étape « En validation » à l’étape « Infos complémentaires ». De plus, un email sera envoyé au destinataire pour l’informer qu’une demande d’informations lui a été adressée.Le destinataire devra aller dans Compta > Saisie > Scan + Saisie puis ouvrir la facture en cliquant sur le bouton . Il pourra alors ajouter un commentaire dans l’onglet Commentaire avant de cliquer sur Valider.La facture sera alors de nouveau envoyée à l’utilisateur à l’origine de la demande d’informations et la facture passera de l’étape « Infos complémentaires » à l’étape « Validation ». |
| Ajouter un commentaire | Il est possible d’ajouter ou de consulter les commentaires dans l’onglet Commentaire. |
Workflow : Activation et paramétrage #
Activation
Pour activer le service, voici la procédure à suivre :
Dans Paramétrage > Dossier > Dossier >onglet Processus mettre Étape de validation du Process. Achat sur Oui.
Paramétrage des services
Il est nécessaire de créer et structurer les différents services de votre organisation :
Dans Paramétrage >Utilisateurs > Services >Cliquer sur Nouveau
Renseigner le nom du service.
Sélectionner le service parent à l’aide du bouton
Le service parent peut être le dossier ou un autre service.
Exemple
Prenons l’exemple de l’organisation suivante : dans la structure il y a un service production et un service commercial.
Chaque facture doit être validée par le responsable du service puis par le gérant.
Il faut donc créer les 3 services suivants :
Gérant
Commercial (le service parent doit être le service créé ci-dessus).
Production (le service parent doit être le service créé ci-dessus).
Paramétrage des utilisateurs
1. Création / Modification de l’utilisateur
a. Dans Paramétrage >Utilisateurs > Utilisateurs>Cliquer sur Nouveau.
b. Dans l’onglet Fonctions, sélectionner le droit Liste des numérisations.
c. Puis dans l’onglet Processus, sélectionner Valide les pièces.
d. Dans l’onglet Accessibilité, dans la rubrique Manage les services, sélectionner le ou les services gérés par l’utilisateur.
2. Paramétrage des seuils de validation
a. Modifier l’utilisateur créé ci-dessus
b.Dans l’onglet Processus, renseigner les seuils de validation des factures.
Si l’utilisateur ne doit jamais être le valideur final, indiquer « 0 » dans les seuils minimum et maximum
Si l’utilisateur est la valideur final jusqu’à 100 €, indiquer « 0 » dans le seuil minimum et 100 dans le seuil maximum
Si l’utilisateur est le valideur final, indiquer « 0 » dans le seuil minimum et laisser le champ vide dans le seuil maximum
Tâches bloquées Il existe dans le module Compta > Scan + saisie, un onglet vous permettant de visualiser les factures en attente de validation, en litige ou en demande d’informations.
Vous avez la possibilité de filtrer les factures, soit par valideur, par date d’échéance, par étape, etc.
Le champ « jours de blocage » vous permet de sélectionner la date depuis laquelle une ou plusieurs factures sont en attente d’une validation.
Pour avoir l’onglet « Tâches bloquées » dans Scan + saisie, il faut avoir la fonction « Administrateur Workflow ».