Le workflow d’approbation des factures permet de structurer, valider et sécuriser le traitement des factures au sein de votre organisation. Ce processus est particulièrement utile pour les organisations multi-sites, multi-services, ou les associations ayant plusieurs niveaux de validation.
🔍 Fonctionnement général
Lorsque vous saisissez une facture dans Scan + Saisie, celle-ci est comptabilisée puis envoyée pour validation auprès d’un ou plusieurs utilisateurs (valideurs) selon le paramétrage de votre dossier.
Les avantages du workflow d’approbation :
- ⏳ Gain de temps : Plus besoin de gérer un parapheur physique.
- 📋 Organisation structurée : Les validations sont obtenues de toutes les parties prenantes (comptable, responsable de service, trésorier, dirigeant).
- 🔒 Sécurité renforcée : Seules les factures validées peuvent être payées, limitant les risques d’erreurs ou d’arnaques.
- 🔔 Suivi facilité : Vous suivez facilement chaque étape de la comptabilisation au règlement de la facture.
👥 Pour qui est-ce utile ?
- Organisations multi-sites : Centralisation des factures en un seul endroit.
- Organisations multi-services : Contrôle et validation par chaque service concerné avant la mise en paiement.
- Associations : Répartition des rôles, où la personne qui comptabilise n’est pas la même que celle qui valide ou règle les factures.
📌 Activation et paramétrage du workflow
Activation
- Allez dans Paramétrage > Dossier > Dossier > onglet Processus.
- Activez l’option Étape de validation du Process. Achat en la mettant sur Oui.
Paramétrage des services
- Allez dans Paramétrage > Utilisateurs > Services.
- Cliquez sur Nouveau.
- Indiquez le nom du service et sélectionnez un Service parent (peut être le dossier principal ou un autre service).
- Exemple :
- Gérant (Service parent : Dossier principal)
- Commercial (Service parent : Gérant)
- Production (Service parent : Gérant)
Paramétrage des utilisateurs
- Création / Modification de l’utilisateur :
- Allez dans Paramétrage > Utilisateurs > Utilisateurs > Nouveau.
- Onglet Fonctions : Cochez Liste des numérisations.
- Onglet Processus : Cochez Valide les pièces.
- Onglet Accessibilité : Sélectionnez les services gérés par cet utilisateur.
- Paramétrage des seuils de validation :
- Définissez des seuils en fonction des montants à valider.
- Exemple :
- 0 – 0 € : Nécessite systématiquement une validation supérieure.
- 0 – 100 € : Valideur final jusqu’à 100 €
- 0 – (vide) : Valideur final sans limite de montant.
📝 Validation d’une facture
Consulter la liste des factures à valider
- Accédez à Achats > Factures à traiter.
- Vous y trouverez toutes les factures en attente de validation, classées par étape.
Étapes possibles :
- Comptabilisation : La facture est en attente de comptabilisation.
- Validation : La facture est en attente de validation.
- Infos complémentaires : Une demande d’informations a été faite.
- Litige : La facture est signalée comme étant en litige.
- Terminé : La facture a été validée définitivement.
- Annulé : La facture a été supprimée.
⚙️ Traiter une facture
1. Valider une facture
- Cliquez sur Valider ou Valider + suivant pour ouvrir automatiquement la prochaine facture.
2. Renvoyer en saisie
Ajouter un commentaire dans l’onglet Commentaire puis cliquez sur Renvoyer en saisie.
- Cela permet de retourner la facture pour modification ou suppression.
- La facture repassera à l’étape Comptabilisation.
3. Mettre une facture en litige
Cliquez sur Actions supplémentaires > Mettre en litige.
- La facture reste dans la liste des factures à valider mais passe en état Litige.
4. Faire une demande d’informations
- Cliquez sur Actions supplémentaires > Informations supplémentaires.
- Indiquez un destinataire et ajoutez un commentaire explicatif.
- La facture apparaîtra alors dans la liste du destinataire avec un email de notification.
5. Ajouter un commentaire
- Accédez à l’onglet Commentaire pour ajouter des précisions sur la facture.
📌 Visualiser les tâches bloquées
- Allez dans Achats > Factures à traiter > Onglet Tâches bloquées.
- Cet onglet affiche les factures en attente de validation, en litige ou en demande d’informations.
Note : Pour avoir accès à l’onglet Tâches bloquées, l’utilisateur doit avoir la fonction « Administrateur Workflow ».