Cette option offre des possibilités très puissantes en permettant de télécharger trois fichiers Excel contenant :
- un tableau de bord de gestion,
- les soldes intermédiaires de gestion,
- et le bilan-compte de résultat.
Les fichiers Excel sont directement liés à la base de données Compta.com et se mettent à jour automatiquement en tenant compte des dernières données saisies. Un seul téléchargement suffit; les fichiers Excel déjà présents sur votre ordinateur se mettent à jour automatiquement lors de leur nouvelle ouverture (procédure de connexion).
Ces fichiers contiennent également des macro instructions qui permettent de construire soi-même, ou avec l’aide d’un développeur Excel, de nouveaux tableaux de bord directement connectés à la base de données Compta.com.
L’utilisation d’autres tableurs qu’ Excel n’est pas recommandée du fait de la présence de macro-instructions propres à ce logiciel.
La clé du dossier à recopier dans le tableau (onglet « ident ») est la clé codée correspondant au dossier courant. Cette clé est unique par dossier. Lors du téléchargement du fichier Excel, cette clé est déjà présente dans l’onglet « ident » et n’a pas besoin d’être saisie. Dans le cas d’un tableau de bord concernant plusieurs dossiers, il est cependant nécessaire de l’indiquer dans l’onglet « Ident » en face du dossier correspondant (dossier 2, 3 ou 4).
Le cadre « Téléchargement des tableaux synchronisés » propose trois options correspondant aux trois tableaux disponibles au téléchargement. Il suffit de cliquer sur un des trois noms de fichiers Excel pour déclencher le téléchargement. Le cadre suivant s’affiche.
Cliquez sur le bouton « Ok » pour ouvrir directement le fichier avec votre logiciel Excel. Si vous souhaitez simplement enregistrer le fichier sans l’ouvrir, choisissez l’option « enregistrer le fichier ».
Lors de l’ouverture sous Excel de ces fichiers, vous devez activer la modification puis activer le contenu et ensuite vous identifier (avec les mêmes identifiant et mot de passe que Compta.com). Ensuite les informations sont mises à jour. C’est une sécurité qui empêche l’accès aux informations si l’utilisateur n’a pas les droits sur le dossier.
Ceci fonctionne uniquement avec la version Excel 2013 ou version plus récente.
SIG #
Le fichier Excel « SIG » contient 13 onglets :
- un d’identification dont le principe est identique à celui du tableau de bord de gestion (voir plus haut). Seule l’année de suivi est à indiquer.
- une synthèse graphique donnant l’activité et l’excédent brut d’exploitation « EBE ».
- deux tableaux de synthèse en valeurs mensuelles et en valeurs cumulées.
- un tableau de vérification des écarts (classe 6 et 7).
- huit tableaux de détails des différents soldes intermédiaire de gestion.
Bilan #
Le fichier Excel « Bilan » contient 4 onglets :
- Les deux premiers concerne le bilan : Actif et Passif
- Les deux suivants donnent le compte de résultat.
Les formules disponibles
- Obtenir le solde d’une racine de comptes sur un mois.
Syntaxe
=SOLDE_MOIS(Dossier;Mois;Racine des comptes;Terminaison du compte)
| Argument | Description |
|---|---|
| Dossier (obligatoire) | Clé du dossier (disponible dans Gestion > Tableaux synchronisés) |
| Mois (obligatoire) | Date incluse dans le mois |
| Racine des comptes (obligatoire) | Racine des comptes à récupérer |
| Terminaison du compte (facultatif) | Le ou les derniers caractères des comptes à récupérer |
Exemples
Obtenir le solde des comptes de racine 60 pour le mois de Janvier 20XX
=SOLDE_MOIS("b48XXXXXX";"01/01/20XX";60)Obtenir le solde des comptes de racine 60 se terminant par 90 pour le mois de Janvier 20XX
=SOLDE_MOIS("b48XXXXXX";"01/01/20XX";60;"90")- Obtenir le solde d’une racine de comptes sur une période.
Exemple
Obtenir le solde des comptes de racine 60 pour la période du 1er Janvier 20XX au 31 Mars 20XX.
=SOLDE_PERIODE("b48XXXXXX";"01/01/20XX";"31/03/20XX";60)Remarque : La période démarre le premier jour du mois de la période de début et se termine le dernier jour du mois de la période de fin. Il n’est pas possible de démarrer ou terminer une période à une autre date.
- Obtenir le solde d’une racine de comptes sur un exercice.
Syntaxe
=SOLDE_EXERCICE(Dossier ;Fin exercice ;Racine des comptes;Sens)| Argument | Description |
|---|---|
| Dossier (obligatoire) | Clé du dossier (disponible dans Gestion > Tableaux synchronisés) |
| Fin exercice (obligatoire) | Date de fin de l’exercice |
| Racine des comptes (obligatoire) | Racine des comptes à récupérer |
| Sens (facultatif) | « D » pour le total des débits de l’exercice, « C » pour le total des crédits de l’exercice ou vide pour le solde sur l’exercice |
Exemples
Obtenir le solde des comptes de racine 60 pour l’exercice se terminant le 31/12/20XX
=SOLDE_EXERCICE("b48XXXXXX";"31/12/20XX";60)Obtenir le solde des mouvements au débit des comptes de racine 60 pour l’exercice se terminant le 31/12/20XX
=SOLDE_EXERCICE("b48XXXXXX";"31/12/20XX";60;"D')Obtenir le solde de l’exercice avec une écriture synthétique
S : Idem que la fonction SOLDE_Exercice avec une écriture synthétique
Remarque : le dossier correspond au champ idDossier de la feuille Paramétrage et l’exercice à FinExerciceN ou FinExerciceN1.
Syntaxe
=S(Racine des comptes,Exercice précédent,Sens)
| Argument | Description |
|---|---|
| Racine des comptes (obligatoire) | Racine des comptes à récupérer |
| Exercice précédent (facultatif) | « VRAI » pour reprendre le solde de l’exercice précédent, « FAUX » ou vide dans le cas contraire |
| Sens (facultatif) | « D » pour le total des débits de l’exercice, « C » pour le total des crédits de l’exercice ou vide pour le solde sur l’exercice |
Exemple
Obtenir le solde des comptes de racine 60 pour l’exercice paramétré dans l’onglet « Paramétrage »
=S(60)- Obtenir rapidement le solde des débits ou des crédits.
Remarque : le dossier correspond au champ idDossier de la feuille Paramétrage et l’exercice à FinExerciceN ou FinExerciceN1.
Syntaxe
=SD(Racine des comptes,Exercice précédent)
| Argument | Description |
|---|---|
| Racine des comptes (obligatoire) | Racine des comptes à récupérer |
| Exercice précédent (facultatif) | « VRAI » pour reprendre le solde de l’exercice précédent, « FAUX » ou vide dans le cas contraire |
Exemple
Obtenir le solde des débits des comptes de racine 60 sur l’exercice.
=SD(60)- Obtenir le solde d’une racine de comptes sur un mois sur une valeur analytique.
Syntaxe
=SOLDE_ANALYTIQUE(Dossier;Mois;Racine des comptes;Code de l’axe;Racine du code de la valeur d’axe)
| Argument | Description |
|---|---|
| Dossier (obligatoire) | Clé du dossier (disponible dans Gestion > Tableaux synchronisés) |
| Mois (obligatoire) | Date incluse dans le mois |
| Racine des comptes (obligatoire) | Racine des comptes à récupérer |
| Code de l’axe (obligatoire) | Code de l’axe analytique (disponible dans Compta > Paramétrage > Axe analytique) |
| Racine du code de la valeur d’axe (obligatoire) | Racine du code de la valeur d’axe (disponible dans Compta > Paramétrage > Valeurs d’Axes Analytiques) |
Exemple
Obtenir le solde des comptes de racine 60 filtré sur l’axe « ACT » dont la valeur analytique commence par « 001 » pour le mois de Janvier 20XX.
=SOLDE_ANALYTIQUE("b48XXXXXX";"01/01/20XX";60;"ACT";"001")- Obtenir la quantité d’une unité pour une racine de comptes sur un mois.
Syntaxe
=QUANTITE(Dossier;Mois;Racine des comptes;Code de l’unité)
| Argument | Description |
|---|---|
| Dossier (obligatoire) | Clé du dossier (disponible dans Gestion > Tableaux synchronisés) |
| Mois (obligatoire) | Date incluse dans le mois |
| Racine des comptes (obligatoire) | Racine des comptes à récupérer |
| Code de l’unité (obligatoire) | Code de l’unité (disponible dans Compta > Paramétrage > Unités) |
Exemple
Obtenir la quantité de « KG » enregistrée sur les comptes de racine 60 pour le mois de Janvier 20XX.
=QUANTITE("b48XXXXXX";"01/01/20XX";60;"KG")Les colonnes Racines, Date, Dossier, Axe/Unité, Valeur peuvent être renseignées pour faire vérifier la valeur du solde. Le contenu des cellules de la colonne Solde permettent de comprendre l’écriture paramétrée de tous ces appels de fonctions et d’éventuellement les réutiliser dans de nouveaux tableaux de suivi à créer dans de nouveaux onglets.
Activation des macros #
Si Excel bloque l’utilisation des macros, nous vous invitions à suivre la procédure suivante :
- Enregistrer le fichier sur un disque dur local, un partage réseau ou un partage cloud tel que OneDrive.
- Ouvrer l’Explorateur de fichiers Windows, puis accéder au dossier dans lequel le fichier est enregistré.
- Cliquer avec le bouton droit de la souris sur le fichier, puis sélectionner Propriétés dans le menu contextuel.
- En bas de l’onglet Général , cocher la case Débloquer , puis sélectionner OK.
