Les accès à un ou plusieurs dossiers sont gérés par utilisateur.
Pour gérer les utilisateurs d’un dossier, rendez-vous dans Administration > Accès > Utilisateurs.
Créer un compte utilisateur #
Pour créer un nouvel utilisateur, cliquez sur Nouveau.
Vous devrez compléter les quatre onglets suivants :
- Général
- Fonctions
- Processus
- Accessibilité
Terminez par Enregistrer ou en cas d’abandon Annuler.
Si la saisie est incomplète des messages apparaîtront.
Une fois l’utilisateur créé, trois actions sont accessibles :
- modifier ,
- dupliquer (pour créer un second utilisateur ayant les mêmes droits)
- et supprimer .
Onglet général #
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Nom de l’utilisateur |
| Prénom | Prénom de l’utilisateur |
| Courriel | Email de l’utilisateur (email utilisé pour l’envoi du mot de passe) |
| Identifiant | L’identifiant ne sera plus modifiable, soyez vigilants ! |
| Masquer le courriel | Si oui, l’adresse de l’utilisateur sera masqué lors de l’envoi des emails depuis l’application comme lors de l’envoi d’un devis ou d’une facture. |
| Appartenance | Il est possible d’utiliser des services afin de dissocier les utilisateurs. Cela permet d’avoir des valideurs/managers différents en fonction du service de l’utilisateur. |
| Date de suppression programmée | Peut être définie en cas de présence ponctuelle. |
| Générer un mot de passe | Obligatoirement sur « Oui » lors de la création d’un utilisateur. Un mot de passe sera alors créé et envoyé par email à l’utilisateur qui devra le modifier lors de sa première connexion. |
| Groupes d’appartenance | Si vous avez défini des groupes, vous pourrez en affecter un à l’utilisateur créé. Ainsi, ses droits seront définis selon ceux prévus pour ce groupe. |
Onglet fonctions #
Les fonctions sont regroupées par menu, à gauche les fonctions non permises et à droite les fonctions autorisées.
Vous pouvez autoriser des fonctions soit menu par menu soit via un profil utilisateur. Le profil est plus rapide et limite les risques d’oublis.
Les fonctions autorisées donnent des accès aux différentes pages des modules que vous pouvez utiliser.
Inversement, les fonctions non autorisées ne seront pas visibles par l’utilisateur.
La gestion des fonctions se fait de la façon suivante :
- Ajouter la fonction sélectionnée
- Supprimer la fonction sélectionnée
- Ajouter toutes les fonctions disponibles
- Supprimer toutes les fonctions autorisées
| Module | Description |
|---|---|
| Accueil | e Menu accueil ne contient qu’une seule fonction Accueil. Elle vous autorise à accéder à la page d’accueil. Cette page reprend divers graphiques relatifs à l’exercice affiché : Chiffres d’affaires Achats Charges sociales Trésorerie Ces graphiques sont personnalisables. Vous pourrez aussi visualiser la situation de l’exercice et les actions en cours. Pour visualiser les données des graphiques l’utilisateur doit avoir accès au droit consultation comptabilité. |
| Facturation | Afin d’accéder aux différentes modalités du module facturation, plusieurs fonctions sont disponibles. Pour créer des devis et factures, autorisez Devis/Facture et pour les bons de livraison sélectionnez Bon de livraison De même, la création de factures périodiques (échéances multiples et supérieure à deux mois après la création de la première facture) nécessite la fonction Facture périodique Vous avez la possibilité d’envoyer vos devis, factures par email aux clients grâce à Envoi de facture par courriel. Le préalable à la création de vos devis, bons de livraison et factures est l’existence de produits pour cela vous avez les fonctions : Produit (pour la création, la modification et la suppression), Import et export de produits (via un fichier .csv) Modification massive des prix (permet le changement des prix de tous les produits) Si vous souhaitez importer un fichier de factures, vous devez activer Import facturation. Pour exporter la liste des devis, bons de livraison et factures, ainsi que pour les éditer en masse, autorisez Édition massive. La fonction Options avancées vous permet de modifier divers paramètres liés à la saisie et aux produits comme le préfixe, la facturation partielle, les devises étrangères, la ventilation par taux de TVA, la saisie selon le montant TTC ou la création de champs personnalisés. Si vous êtes concernés par des taxes spécifiques, leur paramétrage sera possible via la fonction Taxe L’envoi de courriers de relance pour des factures impayées nécessite Relance Si vous souhaitez échelonner le paiement des factures que vous émettez, vous devez activer Échéancier de paiement. Cette fonction vous permet également d’accéder à la page échéancier de paiement qui sert à visualiser toutes les échéances prévues à une date donnée. Enfin, la fonction Déclaration de service à la personne est utile émettre les attestations fiscales relatives aux Services à la pe |
Modifier un compte utilisateur #
Si vous souhaitez modifier les données d’un utilisateur, cliquez sur le crayon de la ligne concernée.
S’y ajoutera un onglet historique regroupant l’ensemble des modifications opérées sur le profil de l’utilisateur.
Dupliquer un compte utilisateur #
Utilisez dupliquer pour créer un nouvel utilisateur disposant des mêmes droits exactement (fonctions, rôles et accès) que celui servant de base.
Vous aurez uniquement le cadre identification à compléter.
Supprimer un compte utilisateur #
Le clic sur la poubelle permet la suppression d’un utilisateur. Une confirmation sera nécessaire. Validez par Supprimer ou Annulez.
Réactiver un compte utilisateur #
Vous pouvez visualiser les Utilisateurs supprimés en cliquant sur la coche puis sur Appliquer.
Sur la ligne correspondante à l’utilisateur déprécié, cliquer sur le , il sera à nouveau actif.
Export des données #
Il est possible de récupérer la liste des utilisateurs du dossier au format CSV via Télécharger.
Vous aurez, pour l’ensemble des utilisateurs, leur nom prénom et leur identifiant.
Historique #
Utilisez Actions supplémentaires pour avoir accès à l’historique des connexions et des modifications pour tous les utilisateurs.