Comptes #
Administration des comptes comptables
Cette page permet l’administration de tous les comptes comptables créés sur votre dossier. Elle est divisée en douze onglets correspondants :
Aux huit classes de comptes du plan comptable
- Capitaux
- Immobilisations
- Stocks
- Tiers
- Financiers
- Achats
- Produits
- Spéciaux
et à quatre éléments complémentaires :
- Code alpha, qui liste tous les comptes pour lesquels un code alphabétique existe pour faciliter la saisie
- Caisse, qui présente tous les comptes visibles sur la saisie de la caisse
- Plan simplifié, pour les dossiers en saisie simplissime uniquement, il reprend l’intitulé défini pour le compte dans l’affectation simplissime
- Recherche, affiche l’ensemble des comptes et permet une recherche par numéro ou intitulé
La présentation des onglets 1 à 8 et recherche est similaire. Les autres onglets comprennent des champs supplémentaires.
Suivant le nombre de lignes affichées, vous devrez naviguer entre les différentes pages soit en cliquant sur un numéro soit à l’aide des flèches , , et .
La première colonne comprend les icônes permettant une action sur un compte. La seconde indique le numéro du compte puis vous retrouvez l’intitulé et le code de TVA par défaut.
La première colonne permet aussi d’inclure les comptes dépréciés via la case à cocher .
L’icône permet la modification d’un compte. La poubelle déprécie le compte, il n’est pas supprimé mais n’est plus utilisable en saisie ou le supprime (s’il n’a jamais été utilisé). Le plus réactive un compte déprécié.
L’onglet code alpha intègre une colonne code alpha entre l’intitulé et le code TVA par défaut. De même, l’onglet plan simplifié présente une colonne intitulé simple. Et l’onglet caisse, indique le journal, le libellé en entrée et le libellé en sortie.
Le bandeau supérieur regroupe un ensemble d’actions effectives pour tous les onglets.
L’action Nouveau permet de créer un nouveau compte.
Il doit être inclus dans votre étalon comptable. Vous pourrez être amené à changer l’étalon pour créer un compte spécifique.
La Création des tiers permet de générer des fiches tiers à partir des comptes de tiers présents pour lesquels la fiche n’aurait pas été créée. Si la fiche n’existe pas, le client, le fournisseur n’est pas sélectionnable.
L’action Imprimer vous permet d’obtenir un plan des comptes pour l’onglet en cours au format PDF. Télécharger génère un document similaire au format CSV.
Administration d’un compte comptable
Création, modification
Que vous passiez par la modification ou la création d’un compte comptable, la présentation est similaire. L’administration est divisée en cadres.
Identification
En modification, le numéro de compte est grisé. En création, vous devez saisir le numéro de compte voulu. Vous pouvez utiliser la liste pour récupérer la racine du compte qui sera à compléter.
Un intitulé est proposé par défaut mais la saisie reste libre et modifiable.
Choisissez avec le commutateur s’il s’agit d’un compte lettrable ou non. Par défaut, les comptes de tiers sont lettrables. Il vous est également proposé la création d’une fiche.
Facilité de saisie
Ce cadre vous permet d’indiquer un sens privilégié au débit ou au crédit.
Selon le type de compte (produits et charges), vous pourrez être amené à choisir un code de TVA par défaut.
Vous pouvez choisir un code alphabétique qui pourra être substitué au numéro du compte en saisie. Vous pouvez en créer pour les comptes que vous utiliser fréquemment afin de les retrouver plus rapidement.
Le champ description, usage est indicatif. vous pouvez y renseigner toute information utile pour vous.
Contrôle qualité
Par défaut, aucune case n’est cochée. Cela permet la saisie sur tous les types de journaux.
Aucun journal coché signifie l’utilisation possible de tous les journaux.
Vous pouvez cocher certains journaux et indiquer s’ils sont interdits ou non à la saisie.
N’interdisez pas le type A nouveau sinon vous ne pourrez pas clôturer votre exercice.
Plan simplissime
Ce cadre n’apparaît que pour les dossiers en saisie simplissime. Il permet de saisir un intitulé simple pour le compte qui sera repris dans l’affectation simplissime.
Paramétrage de la caisse
Cochez visible sur la caisse pour qu’un compte y apparaisse. Vous devrez ensuite choisir s’il est visible en entrée ou en sortie et saisir un intitulé qui apparaîtra sur la caisse.
Paramétrage des écarts de caisse
Cochez Visible sur le module ‘Ecart de caisse’ pour qu’une compte apparaisse dans la liste des justificatifs sur le module Écart de caisse.
Unités
Si vous avez créé des unités spécifiques, vous pouvez en indiquer une comme étant à saisir pour ce compte. Utilisez les flèches et pour déplacer l’unité d’une colonne à l’autre.
Analytique
De la même manière, si vous utilisez des axes analytiques, vous pouvez autoriser la saisie en la laissant facultative ou obligatoire ou à l’inverse en interdire la saisie pour ce compte. Ici aussi, utilisez les flèches et pour déplacer l’axe d’une colonne à l’autre.
Code analytique par défaut
Si l’analytique est autorisé, il est possible de définir une valeur analytique (par axe) par défaut pour ce compte. Elle restera modifiable à la saisie. Sélectionnez la dans la liste.
Confirmez la modification, la création avec Enregistrer ou annulez-la via Annuler.
Suppression
Depuis la liste des comptes utilisez la poubelle pour le compte souhaité. Vous serez redirigé vers l’administration du compte.
Confirmez la suppression via Supprimer ou annulez-là avec Annuler.
Le compte ne sera pas réellement supprimé car les écritures qu’il comporte seront conservées. Il sera déprécié c’est à dire qu’il ne sera pas disponible à la saisie.
Il sera tout de même possible de le réactiver via après avoir affiché les comptes dépréciés .
Synchronisation étalon #
La synchronisation avec le plan comptable étalon a pour objet de créer les journaux, comptes, code TVA, axes analytiques, etc. présents dans l’étalon et absents du dossier. Elle nécessite un droit spécifique.
Le plan comptable étalon est renseigné dans le paramétrage du dossier, onglet Compta.
Si l’étalon comptable a été renseigné SANS RESTRICTION, la synchronisation sera sans effet.
Cocher les éléments à créer ou modifier parmi :
- Créer les journaux manquants
- Créer les comptes manquants
- Créer les codes de TVA manquants
- Créer les axes analytiques manquants
- Créer les valeurs analytiques manquantes
- Créer les unités manquantes
- Créer les écritures types manquantes
- Créer les frais de déplacement manquants
- Modifier l’intitulé des comptes
- Modifier l’intitulé des journaux
- Modifier l’intitulé des codes analytiques
- Écraser le paramétrage des comptes
- Écraser le paramétrage des codes de TVA
Sélectionnez une plusieurs lignes via les cases à cocher présentes dans la seconde colonne puis cliquez sur Suivant.
Certaines opérations ne peuvent pas être faites simultanément. Les journaux doivent être créés avant les comptes. Les comptes de TVA doivent être créés avant les codes.
L’écran sera découpé en autant de cadres que de lignes sélectionnées.
Il sera divisé en deux colonnes. Les éléments synchronisables sont ceux qui sont absents de votre dossier. Les éléments à synchroniser sont ceux qui vous être ajoutés.
Il vous sera proposé de tout sélectionner pour que tous les éléments proposés (journaux, comptes, axes, …) soient déplacés vers les élément à synchroniser. Attention, cela impactera tous les cadres. À l’inverse, vous pourrez aussi tout désélectionner.
Vous pouvez également procéder cadre par cadre. Utilisez les flèches et pour déplacer un élément préalablement sélectionné. Sinon, cliquez sur ou pour déplacer l’ensemble des lignes présentes dans un cadre.
Une fois que vous avez ajouté tous les éléments à synchroniser que vous souhaitiez, déclenchez la synchronisation avec Valider.
Un rapport de synchronisation est généré. Utilisez Retour pour revenir au choix des éléments à synchroniser.
Harmonisation des longueurs #
L’harmonisation des longueurs permet d’homogénéiser la longueur des comptes numériques. Elle peut être nécessaire avant ou suite à un import.
Elle n’est pas possible si des tâches (relevés bancaires, documents en scan + saisie, …) sont en attente de traitement.
Un import peut être bloqué si les comptes n’ont pas la même longueur sur compta.com et sur le fichier d’import.
À l’inverse, un import sans restriction peut avoir généré des doublons de comptes comptables (une même racine avec des longueurs différentes). L’harmonisation fusionnera les comptes en doublon.
Pour lancer l’harmonisation, indiquez la longueur souhaitée dans le champ longueur finale des numéros de comptes.
Utilisez le commutateur pour indiquer s’il faut ou non harmoniser la longueur des comptes de tiers numériques.
Terminez par Valider ou Retourner à la liste des comptes.
Affectation massive #
L’affectation massive permet une mise à jour en masse, elle est composée de trois onglets :
Lettrage
Cet onglet vous offre la possibilité de rendre massivement des comptes lettrables ou non.
Utilisez les filtres pour personnaliser la liste des comptes affichés via les cases à cocher
Ainsi pour rendre des comptes lettrables, vous devez sélectionner les comptes souhaités via les cases à cocher après avoir filtré des comptes non lettrables. Mettez ensuite comptes lettrables à Oui dans le cadre lettrable puis cliquez sur Valider.
Inversement, pour que des comptes ne soient plus lettrables, sélectionnez des comptes lettrables, mettez Non puis cliquez sur Valider.
Par défaut, seuls les comptes clients et fournisseurs sont affichés mais vous pouvez décocher pour afficher les autres comptes.
Pour annuler sans enregistrer, cliquez sur Retour.
Codes de TVA
Cet onglet vous permet d’affecter massivement un régime de TVA sur des comptes comptables.
Choisissez les familles de comptes à traiter, en utilisant les cases à cocher . Si la case est cochée, les comptes sont affichés. Vous pouvez afficher les comptes d’immobilisation (classe 2), les comptes de charges (classe 6) et les comptes de ventes (classe 7).
Il est également possible d’afficher les comptes sans code de TVA uniquement. Si cette case est décochée, les comptes avec et sans code de TVA seront affichés.
L’étalon comptable est paramétré avec des codes de TVA. En cas de dossier non soumis à la TVA, décochez Comptes sans code de TVA uniquement puis sélectionnez tous les comptes en cochant la case présente sur la ligne de titre du tableau. Sélectionner Non soumis à TVA et validez.
Cochez la case en première colonne pour sélectionner les comptes auxquels le code de TVA sera affecté. Cochez la ligne d’en-tête pour choisir tous les comptes de la liste.
Après avoir choisi les comptes que vous souhaitez modifier, sélectionnez le taux désiré parmi la liste déroulante Code de TVA à appliquer.
Terminez par Valider ou Retour pour retourner à la liste des comptes.
Analytique
Ce dernier onglet comporte huit sous-onglets en fonctions des classes de comptes comptables.
Il vous permet, pour chaque type de compte de déterminer si la saisie de valeurs analytiques est autorisée ou interdite.
De la même manière, après avoir sélectionné vos comptes comptables , choisissez si la saisie de l’analytique est possible ou non. Et terminez par Valider ou Retour.
Migration des codes de TVA #
Cette page permet de modifier en masse les codes de TVA par catégorie.
Choisissez les catégories à migrer via les cases à cocher . Vous pouvez donc changer massivement les codes de TVA associés :
- aux comptes
- à la banque automatique
- aux écritures périodiques
- aux produits
Dans la colonne avant, sont listés tous les codes de TVA utilisés pour la ou les catégories choisies.
La colonne après vous permet d’indiquer la nouvelle valeur de code de TVA à utiliser. Vous pouvez aussi indiquer qu’il n’y a pas de changement pour certains codes.
Terminez par Valider ou Retourner à la liste des comptes.
Dépréciation massive #
Cette page vous permet de rendre non utilisables en masse des comptes non mouvementés depuis une date à choisir dans le champ comptes non utilisés depuis le.
Le tableau en dessous présente la liste des comptes concernés. Vous pouvez comme pour les autres pages naviguer parmi les résultats affichés à l’aide des flèches ou des numéros.
Vous pouvez soit cocher un à un les comptes à déprécier soit cocher la ligne d’en-tête pour choisir tous les comptes de la liste.
Terminez par Supprimer les comptes sélectionnés ou Retourner à la liste des comptes.
Copie vers un dossier #
Choisissez d’abord le dossier cible : cliquez sur la coche à droite du champ, pour afficher l’arborescence des dossiers (ou des services) sur lesquels vous avez l’accès. Terminez par Appliquer ou Annuler en cas d’erreur.
Déterminez via les commutateurs si vous souhaitez oui ou non Inclure les comptes Client et Inclure les comptes Fournisseur.
Terminez par Valider ou Retourner à la liste des comptes.